GLET : lisser les comptes non nominatifs

Le concept de lettrage

Dans une tentative de vulgarisation, le lettrage dans Op@le consiste à pointer ce qui est OK, pour avoir une chance de voir clairement ce qui reste et qui pourrait contenir des enquiquinements.

Oubliez le mot "lettrage" dans le sens que vous avez peut être employé pour j’ajoute un commentaire en langage clair pour qu’on puisse comprendre ce qu’il y a sur ce compte. Le glettage, c’est la même chose que le rapprochement dans YGPIE1, mais ça concerne les comptes... où il n’y a pas de rapprochement. Autrement dit :

• le rapprochement permet d’apparier débits et crédits sur les comptes auxiliarisés, ceux où l’on sait (précisément et impérativement) qui est le tiers concerné par l’opération
• le lettrage permet d’apparier débits et crédits sur les comptes pour lesquels le tiers n’est pas identifié, ou bien où des contreparties de plusieurs tiers aboutissent. Exemples :
  • les valeurs en trésorerie au 531, 5151 (ce sont les disponibilités de l’établissement, s’y trouvent mélangées des valeurs propres à l’EPLE et des avances de tiers, moins les débits de tiers...)
  • les opérations de trésorerie en cours au 5112, 5115 ou 5159 (en toute rigueur ça serait identifiable, mais on assure déjà ce suivi en classe 4, et ça n’apporterait rien de plus) [1]
  • la paye AED au 46783 (ce compte rassemble des contreparties venues de plusieurs tiers pour constater que le tout s’équilibre)
  • la gestion des bourses pour le compte du rectorat au 44311 (là aussi, les opérations viennent d’un côté du rectorat, de l’autre des centaines de boursiers que l’on arrose)

Le glettage, voie vers l’ataraxie [2] de la classe 5

Comme je l’explique toujours aux lapereaux, le premier commandement de la comptabilité, c’est la Klasse 5 über Alles. Rien ne sert d’avoir une comptabilité en napperons de dentelles en classe 4, si l’on n’est pas parfaitement au clair sur combien on a dans le coffre et au compte.

Revenant même au principe en amont, pour tout fonctionnaire la continuité du service passe avant tout, et pour un comptable, c’est la capacité à assurer la circulation des valeurs. Or si l’on ne sait pas très précisément de combien de valeurs on dispose, on n’ira nulle part. Bref, pour un comptable en EPLE comme ailleurs, on tient sa classe 5 fermement sous contrôle. Je dis souvent que la bête est apprivoisée, mais que ça reste un fauve : on doit lui faire porter un collier bien serré, et on n’utilise pas une laisse. On garde la main prise dans le collier, sinon on se fera mordre inévitablement, un jour ou l’autre.

Et pour maîtriser fermement sa trésorerie, le lettrage est indispensable. Je dors bien parce que, chaque soir, sur chacune de mes comptabilités, j’ai gletté les 5112, 5159 et 585, au minimum.

Cas d’usage : l’encaissement des chèques

Le compte 5112 est d’abord alimenté en débit par des encaissements, des vrais, dans Op@le, avec un tiers tout bien comme il faut. Mais certains sont saisis par un mandataire, d’autres à l’agence comptable, potentiellement par plusieurs personnes. De temps en temps un ticket de remise de chèques part au STC, mais quant à être certain que tous les chèques d’une période donnée y figurent bien, qu’il n’y a pas eu d’erreur de saisie, qu’on n’a pas laissé partir un chèque non signé... Et en plus il y a ce cochon de tiers générique, qui nous fait saisir en masse le montant total d’un tas de chèques encaissés dans Turbise. Bref, des flux pas super maîtrisés.

En crédit ensuite, le 5112 reçoit la contrepartie de l’arrivée de l’argent sur le compte trésor.

Si je travaille bien régulièrement et qu’il n’y a pas d’erreur, à l’instant T je ne devrais avoir que les débits correspondant aux derniers chèques encaissés et pas encore envoyés à Lille, ou ceux déjà postés mais pas encore traités par le STC. Eh bien quand j’ai la chance que ce soit le cas, je peux gletter tout le reste ! Et je peux attendre de pied ferme l’arrivée sur le DFT de mon argent, pour terminer le tout, solder, constater que j’ai entièrement maîtrisé l’affaire.

Si les choses ne sont pas parfaites, le lettrage ne pourra pas se faire, mais je saurai rapidement où se situe le problème. Donc un glettage régulier me permet de détecter le moins tard possible l’inversion des centimes dans la saisie du chèque Tartempion, ou bien le fait que le chèque Dugenou est tombé derrière la photocopieuse quand j’ai scanné mon tas de 50 formules.

À la découverte de la transaction

Tapez GLET dans la case des mnémoniques. Je ne connais pas de bouton d’accès à cette transac : comme par hasard et comme pour YGPIE1, c’est l’outil dont j’ai besoin pour faire du bon travail, mais c’est carrément ignoré dans l’interface. J’adoore ce ministère.

Vous êtes ensuite sur fond bleu, donc en situation de choisir précisément ce sur quoi travailler. On travaille compte par compte, et le bouzin exige ici (contrairement à l’écervelé) que l’on mette les six chiffres du compte. Donc 511200. On peut choisir une période : sachez que le lettrage, comme le rapprochement, est indépendant de la clôture des comptes, et que l’on peut lettrer des opérations des exercices précédents. Si vous avez à rattraper des mois ou des années de travail non fait, ça soulagera un peu de ne pas tout prendre d’un seul coup.

Je n’ai jamais utilisé le travail avec des montants, mais je présume qu’avec des opérateurs, on peut regarder uniquement des opérations supérieures à mille euros, ou des trucs de ce genre. On n’utilise pas les devises, et ce qui nous intéresse pour l’instant c’est de travailler sur les opérations non lettrées. Quand à ne demander que les débits ou que les crédits... je ne vois pas ce qu’on pourrait en faire !

Bref, après avoir fait votre marché, lancez la recherche par F2, vous y êtes. Le tableau des données s’organise comme suit :

• numéro d’écriture
• numéro de pièce (sera utile pour une recherche dans YECRVALI, notamment)
• référence écriture
• lettrage : comme vous avez demandé les mouvements non lettrés, il n’y a rien, mais au fil de votre travail vous verrez cette colonne se remplir. Toutes les lignes non vides disparaîtront au prochain F2.
• montant débit
• montant crédit
• libellé écriture

La suite n’est pas intéressante : le numéro de mouvement à l’intérieur de la pièce, bof ; on n’utilise pas les devises, il n’y a pas de CGR sur ces opérations, pas de tiers par définition, et l’établissement on est supposé savoir où l’on est. Il manque quelque chose, vous l’avez ? La date comptable !

Pour l’avoir, il faut passer à la deuxième page du tableau, le Complément. On y verra aussi le journal, ça peut être intéressant, et d’autres trucs qui me laissent froid. On admire l’étude ergonomique : la date est fondamentale pour ce travail de suivi, et elle est planquée, il faut aller la chercher. Bref moi, dès que je suis sur une situation un tout petit peu tendue, je vais dans la Liste des colonnes et je demande d’ajouter la Date comptable : elle s’affiche alors à gauche du tableau en cours, et c’est convenable.

Un mot sur le tri : par défaut à l’ouverture du GLET, il classe les lignes par montant, indifféremment en débit ou en crédit. C’est très intéressant comme mode de classement, et je ne sais pas comment on peut faire pour l’obtenir ! Mais il faut souvent reclasser par la date comme je l’indique supra.

Et maintenant on lettre !

Pas compliqué : on sélectionne deux lignes ou plus, et si le total des débits est égal au total des crédits, on peut cliquer sur le bouton Lettrer en haut de la fenêtre.

Pour (dé-)sélectionner ? J’utilise la touche Ctrl du clavier en même temps que le clic de la souris. Je ne saurais même pas dire s’il y a une autre manière de faire, en tout cas pas de case à cocher comme dans YGPIE, et le double clic ne donne rien.

Pour tout sélectionner, c’est Ctrl-Alt-A. Enfin je sélectionne aussi tout un secteur entre une ligne et une autre : je clique (sans la sélectionner) sur la première, au clavier je tiens enfoncées les touches Ctrl-Maj, et je clique sur la dernière ligne de mon bloc.

Le lettrage dans GLET est annoncé comme interactif : quand on sélectionne une ligne, si la machine identifie une opération du même montant, elle va automatiquement la sélectionner aussi. Donc on a deux clics pour le prix de deux. Cette fonction peut être désactivée en décochant la case Proposer le mouvement à lettrer en haut à gauche.

Les propositions de la fonction sont la plupart du temps bienvenues, mais dans certaines situations l’on préférera associer une autre ligne que celle préconisée par la machine. C’est notamment le cas si vous nettoyez les traces d’une annulation par exemple : appariez bien la contrepassation avec la ligne qui contenait une erreur, pas avec celle que vous avez refaite.

Le bon gletteur et le mauvais gletteur

C’est pas parce que ça passe qu’on doit valider l’association. Conservez tout votre esprit critique au cours de cette noble activité, et ne vous laissez pas aller à piquer pour que ça colle le chèque du même montant encaissé trois mois plus tard, ça maquillerait le problème et vous empêcherait de l’identifier vraiment puis de le traiter proprement.

Le truc qui tue de GLETTATOR

Vous avez déposé tous les billets à la Poste, il ne reste plus que 64,83 € de mitraille dans le coffre. Allez saisir un écervelé , quand je fais ça l’écriture je l’appelle carrément "pour gletter le 531". Avec 64,83 € au débit du 531... et 64,83 € au crédit du 531. Oui, quand on a appris avec GFC ça fait vraiment bizarre.

À quoi ça sert ? Vous allez pouvoir gletter toutes les lignes du 531, sauf celle que vous venez de faire justement du montant précis qu’il vous reste en débit. Comme une sorte de bilan d’entrée pour la nouvelle période qui s’ouvre.

Les comptes que je glette

Quatre indispensables, au quotidien, permettant de détecter au plus tôt une anomalie dans leurs mouvements, donc de garantir la propreté du travail. Sur ces comptes, je ne tolère que des opérations en cours dont on attend le retour imminent sur le DFT :

• 5159
• 5112
• 5116
• 585

Des comptes d’usage intermittent, pour savoir qu’on a tout réglé avant de passer à la période suivante :

• 46783 pour la paye AED : reçoit la contrepartie du solde des 421,431,437 et 447 sur le tiers établissement, et du solde du 44115 sur le tiers rectorat
• 44311 pour la gestion des bourses pour le compte du rectorat : est alimenté automatiquement en débits par le paiement des bourses aux tiers élèves, et reçoit la subvention de bourses. Polémique : selon moi les crédits de bourses qui nous sont adressés n’ont pas leur place même au 44191, parce qu’ils n’ont aucune vocation à un jour faire l’objet d’une recette par l’établissement. Je me contente de systématiquement tout verser au 44311, comme indiqué dans la planche 11 cote 5.1.10 de la M9-6 Op@le 2026.
• le 500000 pour les placements de trésorerie, histoire qu’on se garantisse bien qu’on a récupéré tout le capital au moment du terme.

Des comptes que je glette plus pour l’esthétique qu’autre chose :

• 531 : on devrait logiquement pouvoir le lettrer quand il est soldé, mais justement faire place nette et en laisser aussi peu que possible, de manière périodique, est plus pertinent qu’une vidange totale qui rend le redémarrage pénible.
• 5115 : si l’on est très rigoureux, on devrait pouvoir solder à date du dernier jour du mois les encaissements CB sur les tiers génériques par Turbise. Chez moi ça semble quasi impossible, mais au moins j’essaie de m’assurer que ce compte ne dérape pas.
• 5151 : pas trop de risque d’avoir besoin de consulter le lettrage pour identifier une erreur dans le suivi du DFT, mais il me semble normal de gletter toutes les opérations de correction. On associe l’écriture fausse et sa contrepassation, le reste devient plus lisible.

Et toi, ami lecteur, où c’est que tu glettes ? Si tu as des idées qui ne me sont pas encore venues, donne-les nous en commentaire ci-dessous !