FDRM V4.1 : le fonds de roulement mobilisable en un clin d’œil

Le fonds de roulement qu’est-ce que c’est ?

C’est un indicateur composite, généralisé avec la réforme du cadre budgétaire et comptable de 2012. Décrit à la cote 4.5.3.1 de l’instruction codificatrice M9-6, le FDR se calcule comme suit :

FdR = soldes créditeurs (classes 1 + 2 + 39 + 49 + 59) - soldes débiteurs (classes 1 + 2)

Comme les comptes 39, 49 ou 59 ne se rencontrent à peu près jamais dans un EPLE, c’est très vite recalculé à partir des deux premières pages de la balance !

En général, vous le connaissez tout simplement en consultant la pièce 14 de votre dernier compte financier en date.

Le FDRm

Mais là on vous demande de justifier du fonds de roulement mobilisable. Cela consiste à appliquer des degrés de prudence supplémentaires avant de considérer que l’argent est disponible :

• on ôte du FDR les stocks (boîtes de petits pois dans la réserve de la cantine ou autres), qui sont bloqués sous une forme compliquée à
• on retire les cautions, les provisions au compte 15, et autres trucs peu utilisés en EPLE
• on retire les "éléments de fragilité" que sont en particulier les créances pourries du 416
• et on enlève enfin les prélèvements sur fonds votés par le CA depuis la plus récente validation d’un compte financier. Même si l’on sait qu’ils ne seront pas exécutés ou très partiellement, on nous dit de les prendre en considération.

Dernière étape : le nombre de jours de FDRm

Ensuite il est nécessaire de connaître la quantité d’argent brassée chaque jour par l’établissement, l’année précédente, pour restituer un nombre de jours de FDR mobilisable. Mais ce n’est pas le total des charges de l’année, seulement les charges décaissables ! Il faut donc en extraire :

• les amortissements du patrimoine (compte 6811)
• les transferts entre services (au 6588, n’existe plus dans Op@le)
• la comptabilisation pour ordre des payes des assistants d’éducation

En divisant ce total des dépenses nettes par 360 (et non pas 365, ça serait troip simple), on obtient un nombre (très grossièrement un millier d’euros par jour pour un collège standard), par lequel on divise le fonds de roulement mobilisable. Et là on tient enfin le nombre de jours.

La majorité des collectivités de rattachement tiennent à ce que les EPLE conservent une capacité minimale de trente jours. En théorie, mais je ne l’ai jamais vu faire, un EPLE pourrait proposer, dans une situation de crise, un prélèvement le ratiboisant à deux jours de FDRm, pour faire face à des dépenses indispensables, sur proposition de la CT. Mais dans les endroits que je connais, la salle des profs serait vent debout contre une telle ponction dans "leur" caisse...

L’outil que le titre de l’article vous avait promis

Reprofi-man a réalisé ce fichier de calcul du FDRm depuis longtemps, il a déjà été diffusé par certaines académies comme une ressource officielle (sans licence ni remerciement, hahem). En version 4, il est plus beau que jamais, et avec un mode d’emploi que vous êtes en train de lire, gros·se veinard·e !

Cette V4 avait été intégrée à Reprofi actuellement diffusé sur l’IZ, mais avec la version 4.6, en faire une distribution spécifique nous a semblé nécessaire.

Concrètement, à l’ouverture du fichier (dans MS Excel uniquement, version à partir de 2010, ça ne marchera pas avec LibreOffice), pour commencer il va falloir passer outre les alertes de sécurité sur l’activation du code actif présent dans le fichier. Au besoin vous pourrez mettre en application ce que dit cette vidéo :

Après, utilisez directement l’option "importer les données Op@le". Il faudra avoir préparé deux exports d’Op@le :

• la balance : transaction EBLC (comptabilité/restitutions/balance), demandez les flèches contradictoires pour paramétrer le traitement, et obtenir un fichier Excel au lieu d’un PDF, qu’il faudra aller chercher en tapant la cloche
• la situation des dépenses engagées de l’année précédente : dans les restitutions de la dépense, demandez l’année précédente donc, et ça vous sort aussi sec l’extraction.

Notez que ces deux exports sont faisables par le gestionnaire, sans devoir demander la permission à l’agent comptable : un SG déterminé peut donc sortir lui-même son FDRm et le faire valider par son agent comptable, flemmard ou pas compétent, qui ne le fournit pas dans l’heure après une demande.

Si l’on est bien méthodiques : la balance doit être celle de votre année en cours, et les informations qui seront utilisées par l’application sont celles du bilan d’entrée de cette balance. Cela implique qu’un établissement venant d’entrer dans Op@le ne pourra pas en bénéficier, car il n’a pas encore de BE au sens d’Op@le. Pas dramatique, vous utiliserez le FDRm à la main, cf. infra, on n’en meurt pas.

Je parle ici d’une situation où le cofi est à jour, pas du cas où vous attendez encore une date pour le vote du cofi 2024, avec un an de retard en ce printemps 2026. Si vous subissez de tels retards, vous devrez sortir la balance de l’année suivant le dernier cofi voté, et la SDE de cette année-là véritablement bouclée.

Après avoir importé les données, dans la plupart des cas FDRm aura reconnu automatiquement votre numéro d’établissement et affiché son nom et son adresse (peut ne pas marcher dans un établissement ouvert ou renommé récemment). Vous n’aurez alors plus qu’à renseigner la date en haut dans le rouge pour la prochaine séance du conseil d’administration auquel présenter votre projet de prélèvement, le montant éventuel des prélèvements déjà opérés depuis la fixation du dernier compte financier sur lequel vous vous êtes basé·e ; et enfin le montant que vous comptez prélever cette fois-ci. Avec le nom de l’ordonnateur et du comptable, c’est tout ce que vous avez à renseigner.

Procédure manuelle de remplissage du tableau comptable

Si vous n’avez pas la faculté de travailler sur les exports Op@le, ou qu’ils sont incomplets car vous êtes encore en cours de migration à Op@le, alors vous devrez remplir les données comptables manuellement. Le FDR arrêté à la clôture de l’exercice précédent se trouve en pièce 14 de ce cofi. Les provisions, cautions, sont en balance de la classe 1, et les stocks en classe 3. La page d’après vous trouverez le 416.

Pour les "créances supérieures à un an non provisionnées", c’est dans le cas où vous auriez des débits un peu faisandés en classe 4, pas transmis au 416, et n’ayant pas été neutralisés par la constitution d’une provision par un vote au CA adoptant des provisions sur le compte 15 (ce que l’on pratique peu en EPLE). Faites-en le total dans cette case.

Le plus ardu sera de calculer la journée de fonctionnement. Toujours dans le dernier cofi en date, vous devrez aller chercher le total des charges de fonctionnement dans la pièce 3, et en ôter ce qui pourrait y avoir sur le compte 6811, 6588, 6583. Des choses que l’on ne devrait trouver qu’en ALO (le 6588 au SRH sous GFC). Il faudra aussi ôter tous les comptes 63 et 64 utilisés pour la comptabilisation de la paye des AED. Et cela implique que, dans le tableau, vous aurez coché la case ’hors cptes 64". Ce que l’outil fait par défaut quand vous importez les données en mode tout-automatique.

Enfin vous divisez cela par 360 "jours administratifs" que compte une année.