Tout sur YGPIE1, le nouveau meilleur ami des comptables

Le concept de pièce comptable

YGPIE1 sert à gérer les pièces. Est-ce que, en formation, on vous a expliqué ce que c’est ? Dans la comptabilité de papa (GFC etc.), nous avions des écritures : un débit et un crédit. Jamais l’un sans l’autre. Dans Op@le, c’est pas évident. Il y a bien des écritures, mais :

• mais on n’arrive pas à trouver le brouillard des écritures, ça n’existe plus sous la forme que nous utilisions pour nous relire
• mais il y a plusieurs journaux différents dans lesquels ces écritures sont inscrites
• mais tout un tas d’écrans ne parlent que des pièces et pas des écritures

Bref, il faut se déshabituer à cette paire inséparable qui a été à la base de notre formation de comptables. Je plains les prochaines générations qui ne pourront pas compter sur cela pour fixer le concept de balance, de journal, de fiche de compte, la partie double, et au final qui ne pigeront jamais rien en compta.

Une pièce c’est donc l’un des membres d’une écriture comptable. Sachant que, parfois, l’autre membre de l’écriture on ne le connaît pas, ou bien il s’inscrit automatiquement et on n’a pas besoin de s’en occuper (cas d’une écriture au journal TCAIS, où l’on ne saisit qu’une pièce, Op@le fera la contrepartie au 531 sans rien demander, mais sans rien montrer non plus). Voire la contrepartie se fait dans des comptes bizarres auxquels on n’a pas l’accès et dont personne ne nous expliquera jamais l’utilité (en classe 9).

Contrairement à GFC, Op@le admet dans une écriture plusieurs fois le même compte, plusieurs débits et plusieurs crédits. YECRVALI [3] permet de le faire et ne s’en plaint jamais.

Exemple : quand je traite la paye AED du mois, je saisis dans un seul écervelé toutes les pièces qui solderont les 421, 431, 437 etc. avec le 467830. Beaucoup dans un sens, un peu dans l’autre (s’il y a du prélèvement à la source ou une retenue pour absence), et le montant de la contrepartie au 46783 est saisi en fonction du solde qui est montré dans le bandeau supérieur de la fenêtre de saisie des pièces.

Accéder à YGPIE1

Un gentil lecteur me détrompera peut-être, mais dans l’interface Op@le à ma connaissance il n’y a pas de bouton pour accéder à cette transaction [4]. Le seul recours est de saisir YGPIE1 dans la barre des mnémoniques. Ce fait explique probablement en grande partie le fait que tout un tas de collègues ont pu totalement passer à côté de cet écran essentiel.

C’est un trou dans la raquette que j’attribue à l’apparition en cours de route de cet écran, dont j’imagine qu’il a été réclamé par nos vaillants pionniers V1 et V2, puis amélioré suivant leurs consignes. Car quand le mnémonique commence par un Y, c’est que c’est un développement spécifique à Op@le (les autres sont "en standard" dans Qualiac), et s’il porte un 1, c’est que YGPIE n’était pas suffisant pour faire le travail et qu’une programmation supplémentaire a été accordée [5].

Le problème que pose l’absence d’un raccourci dans les menus, c’est qu’on ne tombe pas dessus par hasard. Si l’on est correctement accompagné, ça peut aller : dans mon cas, j’ai reçu un coup de fil de mon rectorat pendant mon deuxième mois, qui me "rappelait" qu’il fallait aller faire des rapprochements dans YGPIE1. Chose qui m’avait totalement échappé. Il n’a pas fallu me le dire deux fois, j’ai immédiatement vu l’importance fondamentale de ce boulot.

Mais, depuis, quand j’ai des copains d’autres académies au bout du fil, je me rends compte qu’ils ignorent, comme moi pendant mes six premières semaines, l’existence d’YGPIE1, dont je suis le premier à leur parler. Quand c’est après trois ans d’Op@le, ça pique.

Les autres transactions proches de YGPIE1

Au commencement était CCPIE. Cette fonctionnalité standard de Qualiac permet de consulter les pièces. Comme c’est une consultation, notez que les profils ordonnateur peuvent y accéder (Comptabilité/Restitutions/Consultation des pièces... ou bien en saisissant CCPIE). Mais CCPIE ne prévoit par l’affichage des noms des tiers. Comment, vous n’avez pas retenu par cœur que l’élève 0093119311 c’est Kévin Tartempion !? Tsss... Donc le MEN a demandé qu’on nous programme YCCPIE0, qui affiche toutes les pièces, avec les noms.

Le problème, c’est que des pièces il y en a beaucoup (déjà plus de 500 sur mon dernier établissement migré, en trois semaines seulement, et pourtant on n’est pas encore vraiment à jour). Il est indispensable de savoir trier là-dedans.

Dans la modalité de définition de la sélection (sur fond bleu, accessible par F5), il faut donc borner ses recherches, et on peut le faire par les dates, par les comptes, ou par les tiers. La sélection par "liste" semble ne pas fonctionner du tout, toutes celles que j’ai tenté me donnent l’intégralité des pièces, sans filtrer.

Ensuite on a YGPIE. Sans le 1. C’est la même chose que YCCPIE0, mais avec des droits d’écriture. Avec cette transaction, accessible elle, aux seuls profils comptables, et prévue dans les menus (Comptabilité/Écritures et pièces comptables/Modification des pièces comptables), on peut pratiquer le rapprochement, ou modifier tout un tas de choses dans les pièces. Mais le même problème de sélection se pose, et de manière aigüe dans un Op@le où on tombe très vite sur le mur de la limite des 500 lignes (et même si on a été chercher le réglage pour la repousser à 2500, de toutes manières).

Faire des tris dans le F5 de YCCPIE0, YGPIE ou YGPIE1

Hélas dans le F5 de YGPIE, les opérateurs de recherche ne sont pas fonctionnels. On y arrive quand même avec ce qui est à l’écran, mais c’est pénible de ne pas pouvoir compter sur un comportement identique d’une fenêtre à l’autre. Faites déjà un bornage par date, c’est sans difficulté. Mais pour les comptes, par exemple toutes les relations "clients" en demandant 410000 à 419999 : vous n’avez plus les subventions, les relations fournisseurs qui encombrent la liste.

L’enjeu c’est de ne pas atteindre la limite des 2500 lignes. Et c’est pas facile ! Ensuite, vous pourrez faire des tris dans la liste obtenue, pour moins fatiguer les yeux.

Ce que YGPIE1 offre en plus

C’est très simple : YGPIE1 n’affiche que les écritures non rapprochées. Or comme en comptabilité, notre but dans la vie, c’est de tout solder, tout rapprocher, cette sélection-là est magique : on a sous les yeux directement la liste du boulot à faire.

En temps normal dans un EPLE normal, on n’est pas gêné par la limite du nombre de lignes. Pour être précis, mon expérience actuelle concerne principalement des EPLE où toutes les DP sont au ticket, et avec donc un tiers générique.

Quand vous êtes débordé avec des milliers de lignes en YGPIE1, c’est soit que vous êtes dans un gros EPLE avec une DP au forfait, qui génère autant de lignes que d’élèves, et ça peut donner des chiffre ahurissants, soit que... YGPIE1 n’a jamais été utilisé, et qu’il y a des mois et des mois de rapprochements qui n’ont jamais été faits. Si vous êtes concerné·e, commencez par faire le réglage pour les 2500 lignes [6]. Dans ces deux cas, il faudra donc malgré tout consentir à un tri au démarrage de la transaction, pour ne pas risquer de louper trop d’écritures qui ne s’afficheront pas car hors-quota.

Je suis côté ordo, on m’a oublié ?

Le cahier des charges du développement spécifique vous a oublié, mais pas l’IZ : en fait on peut faire assez simplement un réglage dans YCCPIE0 pour obtenir exactement le même affichage que celui dont dispose le versant comptable. C’est juste un passage par la transaction complémentaire CSPIE où l’on peut demander les seules pièces non soldées.

Concrètement, on y fait quoi dans YGPIE1 ?

Tout d’abord du rapprochement : rapprochement pour solder, et rapprochement pour améliorer la présentation. Ensuite de la retouche des informations pour rendre le développement des soldes explicite. Enfin, on peut y modifier le mode de règlement pour débloquer un virement qui ne part pas, ou une opération interne qui ne se fait pas faute de coordonnées bancaires.

Quand j’ouvre YGPIE1...

Pas de miracle, on est dans Op@le, faut bosser pour que ça soit réellement utilisable. Donc, réflexe à chaque ouverture de YGPIE1 :

• je coche sur la case de sélection de toutes les lignes (ou mieux je fais un Alt+Ctrl+A), pour forcer le bouzin à afficher les noms des tiers ; puis je décoche (ou re-Alt-Ctrl-A) pour désélectionner tout ça
• je demande d’afficher 500 lignes par page, pas envie de constamment devoir remonter en haut de page pour passer à la suivante
• je double-clique sur le bandeau supérieur pour agrandir la fenêtre en mode optimisation (équivaut à cliquer sur le carré vide en haut à droite, mais on n’est pas obligé de viser)
• je trie par le nom du tiers. Il faut cliquer un certain nombre de fois en haut de la colonne des noms pour enfin obtenir ce que l’on veut. Parfois on fera d’autres tris, mais c’est presque toujours celui-là qu’il faut.

Quand tout va bien, une quinzaine de secondes après avoir saisi YGPIE1 manuellement dans la barre des mnémoniques, j’ai un outil de travail exploitable devant les yeux.

Faire un rapprochement avec YGPIE1

Vous avez donc maintenant une liste triée par les noms des tiers. En la faisant défiler, vous allez trouver de temps en temps deux lignes avec le même nom. Parmi ces cas, dans certains cas il y aura un solde débiteur sur une ligne, et un solde créditeur sur une autre. Et une partie de ces situations ça sera un débit et un crédit sur le même compte. Là, vous pouvez rapprocher.

Vous sélectionnez la ligne, soit en visant la case tout à gauche, soit en cliquant sur la ligne en pressant Ctrl au clavier en même temps (ça évite d’avoir à viser). Vous sélectionnez l’autre ligne, et en haut de la fenêtre de la liste, vous avez un bouton "Rapprocher" en bleu.

En cliquant sur ce Rapprocher, si les montants débit et crédit étaient égaux, c’est fait, fin de l’histoire. Les deux lignes sont encore visibles, mais avec le solde à zéro. La prochaine fois que vous lancerez la recherche dans YGPIE1 par un petit F2 [7], elles n’y seront plus, puisque cette transaction ne vous montre que ce qui n’est pas soldé.

Si les montants en crédit et débit n’étaient pas identiques, alors Op@le vous fait une pop-up pour vous demander confirmation. Il vous dit qu’il restera un solde. C’est agaçant, quand c’est un crédit, il affiche un montant négatif. Méprisons. Si vous confirmez, même chose que ci-dessus, mais seule une ligne est soldée, et disparaîtra au prochain F2. L’autre affichera un solde diminué, et donc cette pièce aura un solde inférieur à son montant initial. Vous suivez ?

Rapprocher deux pièces du même sens

YGPIE1 vous permet aussi de rapprocher deux pièces en débit, ou deux pièces en crédit. Quel intérêt ? Par exemple les frais de CB, de quelques centimes par jour. À la fin du mois, on fusionne toutes ces lignes dans YGPIE1. Cela permet à l’ordonnateur de devoir traiter une seule ligne, au lieu d’une trentaine pour l’ordonnancement des DAO. Du travail en plus pour le comptable, pour faire plaisir à l’ordo ? Oui, mais on en est récompensé au moment où l’on prend en charge la DAO : comme elle est du montant exact de la pièce en débit visible dans YGPIE1, le rapprochement est automatique. Dans le cas contraire, on reçoit une ligne de crédit, et on doit choisir lesquelles des lignes en débit on lui associe, en risquant d’y mêler celles du début du mois ayant commencé.

Rapprocher deux pièces du même sens permet aussi de soigner la présentation des comptes. Par exemple si vous avez plein de lignes d’encaissement sur votre tiers générique : versements par chèques, espèces, virement, CB, fonds social et j’en passe, pour payer des tickets de cantine. C’est sympa de savoir d’où vient l’argent, mais en fait on s’en fiche. C’est nettement plus intéressant d’avoir une seule ligne au 4191, que l’on peut confronter à la liste Turbise fournie par le gestionnaire.

Selon mes observations, quand on rapproche deux lignes, c’est la plus grosse des deux qui mange la plus petite. Il est souvent sain de faire en sorte que les lignes qui resteront en développement de solde soient récentes. Ça serait un peu idiot de trimballer une écriture du BE/ZBEINI de l’époque de la migration à Op@le pendant des années, par exemple. Il faut donc de petites tactiques pour "affaiblir" la vieille ligne en la rapprochant de contreparties récentes ; puis au moment de fusionner avec une ligne du même sens, elle sera plus petite que la dernière en date. Eh hop plus de trace du vieux machin !

Dernier cas : vous aurez peut-être l’occasion de temps en temps de rapprocher deux lignes en crédit 4419, suite à une déspécialisation de subvention. À faire avec tact et modération.

J’ai un débit et un crédit sur le même tiers, mais pas le même compte

Cas caractéristique : sur le rectorat, j’ai un crédit du 441916, et je viens d’admettre une recette de fonds social qui a généré un débit au 441160. On le faisait déjà dans GFC, ici vous allez dans YECRVALI pour déplacer votre argent entre le compte de réception des recettes et celui qui serti à stocker les subventions pas encore utilisées.

Astuce : je fais donc mon écervelé avec mes deux lignes, puis je le confirme par F9. Je ne valide pas tout de suite l’écriture ! D’abord je repasse dans YGPIE1, où je relance une recherche par F2 (puis sélectionner tout, désélectionner, trier, on adooore). Là je vois que ça colle, que je ne me suis pas trompé de sens, que je n’ai pas inversé les chiffres des centimes ? OK, je rapproche, et je reviens à la fenêtre YECRVALI, où je valide l’écriture par le bouton bien caché sous le bandeau bleu, en sachant maintenant que je n’ai pas commis d’erreur.

Zut, j’ai été trop vite/j’étais bourré, et j’ai rapproché des choses que je ne devais pas

Évitez tout d’abord le ti-punch au bureau. Vous devrez identifier la pièce dont le rapprochement n’était pas pertinent. Pas tout à fait évident, parce que justement elle ne s’affiche plus dans YGPIE1 ! Moi je passe par YECRVALI, où je fais une recherche souvent par la date.

Quand j’ai chopé le numéro de la pièce que je dois dérapprocher, je demande le mnémonique GPIA. Là on peut lancer la recherche, mais il y a deux emplacements où saisir le numéro qu’on a eu tant de mal à retrouver : pièce d’origine, ou pièce associée. Là vous pourrez mesurer la constance de la LEM [8] : vous ne copierez jamais votre numéro de pièce dans le bon cartouche. Je lui fais chercher par F2, et à chaque fois il me dit qu’y a pas, et c’est dans l’autre. Je m’amuse à saisir une fois sur deux dans la Pièce associée, mais c’est pareil.

À ma seconde tentative donc, alors j’ai une ou plusieurs lignes : je les supprime en les sélectionnant et en cliquant sur la poubelle, puis en validant cette opération par F9.

En revenant dans YGPIE1, un petit F2 puis la séquence habituelle pour afficher proprement, et je retrouverai mes lignes pour les rapprocher mieux ou pas du tout.

Adjoindre une PJ

Là c’est super important : YGPIE1, c’est votre développement des soldes. Les zanciens de GFC se souviennent de l’EDDS qui constituait la pièce 18 du cofi. Et il fallait justifier de ces soldes, parfois en produisant une liste : liste des créances, des avances... Avec Op@le, on peut s’en passer quand on est auxiliarisé, et que chaque client a sa propre ligne séparée. Mais pour un tiers générique, on est en devoir toujours de fournir le détail !

Donc vous avez 1 234,56 € d’avance commensaux au 31/12. Vous vous placez sur la ligne YGPIE1 qui annonce ce solde. Tout en haut d’Op@le, cliquez sur le trombone. Vous atterrirez dans GTIDOC, où vous pourrez accrocher la liste Turbise de 1 234,56 €, avec le nom des profs etc. F9 pour valider, eh hop.

Utiliser YGPIE1 pour améliorer les intitulés

Dans un développement de soldes, on a besoin de comprendre rapidement de quoi il retourne. On y voit les créances, notamment au contentieux : il est important que ça soit très clair, avec un numéro de créance permettant de bien individualiser la dette, et des informations nettes sur l’origine et la date de la naissance de la créance.

Dans YGPIE1, vous vous contentez de vous mettre sur ces informations, de taper ce que vous voulez, et c’est validé par un petit F9. C’est tout !

Le problème du mode de règlement

On est parfois enquiquiné parce qu’une facture qu’on devrait payer par virement a été accidentellement indiquée en autre chose que VIS. Dans YGPIE1, en allant voir plus loin à droite, vous allez retrouver le mode de payement, et pouvoir le modifier. Puis F9 toujours, et c’est fini !

Conclusion : deux heures par jour

En fait, YGPIE1 c’est désormais le cœur du métier pour le comptable en EPLE. Une fois bien entendu que la trésorerie est maîtrisée, ce qui doit toujours être la priorité absolue. Votre classe 5 est au point : vous avez le droit de vous pencher sur votre classe 4. Et cela se fait par des soins sur la présentation de votre développement des soldes.

Autrefois dans GFC, tout un tas de collègues n’utilisaient pas l’EDDS. Je ne sais pas ce qui était le pire, si c’était de ne rien faire du tout, ou de faire tout le boulot dans un tableur à côté. Les gens agissant ainsi étaient en difficulté au moment du compte financier pour sortir une pièce 18 acceptable. Alors qu’avec un EDDS maîtrisé au quotidien, le cofi se lançait en quelques clics.

Dans Op@le il en est à peu près de même. La différence, c’est qu’Op@le concrètement ne dit rien aux collègues qui valident un cofi sans aucun rapprochement d’assuré. Le logiciel produit alors consciencieusement un état des soldes de trois cent pages, aucun problème. Si personne chez les zautorités de kontrolle ne dit rien, ça peut durer très longtemps ce cirque.

Cette situation ne devrait pas avoir lieu, car les ordonnateurs et leurs SG devraient se plaindre et pleurer quand l’EDS est trop moche. Ils ne le font pas, soit parce qu’ils ne savent même pas ce que c’est que le développement des soldes (désormais accessible à tout moment en un clic), soit parce qu’ils croient qu’il faut obéir au comptable, et qu’icelui a grogné qu’il fallait fermer sa g.

Soyez professionnels. Un auditeur qui tombera sur une compta jamais rapprochée vous fera une tête au carré. Les comptes, et les compte financiers Op@le dématérialisés sont susceptibles de faire l’objet d’examen approfondi par les CRC, de manière inopinée. Si le juge tope un comptable qui ne fout rien, ça se passera mal.

Donc je passe deux heures par jour devant les YGPIE1 de mon agence comptable. Dix heures par semaine. Et je vais vite. Et ça vaut le coup. Ne faites pas l’impasse.