COGEFI : comment l’aborder ?

Plan de l’article

1. Présentation de COGEFI et intérêt
2. Le coût en temps pour la prise en main et la production de documents finalisés
3. La marche à suivre pour utiliser COGEFI
4. Un exemple
5. Remerciements

1. Présentation de COGEFI et intérêt

En très résumé, COGEFI est une application développée en Visual Basic par l’un de nos collègues, et qui utilise les fonctionnalités de Microsoft EXCEL afin de produire des tableaux et des graphiques.

COGEFI commence à fonctionner à partir de trois fichiers exportés de GFC :

• une situation des dépenses et des recettes de GFC CBUD
• une balance de GFC CGENE
• en option : l’extraction de l’affectation des dépenses à l’EPA

Par ailleurs, il est possible le cas échéant de saisir des données additionnelles dans COGEFI afin de disposer d’une dynamique sur plusieurs années (cinq ans au maximum). Les tableaux et graphiques issus de COGEFI ont de nombreuses applications possibles (liste non exhaustive) :

• suivi de gestion
• tableaux de bords mensuels
• production de documents pour la présentation du compte financier aux administrateurs

C’est cette dernière application qui est présentée ici. Les tableaux et graphiques fabriqués par COGEFI sont exploitables soit :

• directement à partir de COGEFI, qui permet de disposer d’une présentation prête à l’emploi en CA
• par l’intermédiaire du copier/coller afin de fabriquer une présentation au CA personnalisée avec un diaporama (c’est mon cas)

L’intérêt de COGEFI est notamment de disposer :

• d’indicateurs calculés selon les normes comptables
• de graphiques de qualité professionnelle et exploitables très facilement
• d’une grande variété de graphiques, d’informations et de tableaux parmi lesquels il suffit de piocher selon les spécificités de l’établissement
• d’un outil capable d’historiser les données sur plusieurs exercices
• d’un outil conçu par un GM-AC avec des GM-AC et pour les GM-AC

Pour ce qui me concerne, je vois COGEFI comme un outil indispensable (à l’instar du forum des gestionnaires, des sites http://intendance03.fr/ et IZ, des ressources des académies, d’Espac’EPLE etc), et un levier de professionnalisation considérable qui permet également d’automatiser des tâches chronophages et ainsi de gagner beaucoup de temps, d’améliorer l’image de notre profession grâce à des outils de suivi professionnels, et à la production de graphiques qui conviendront aux plus exigeant.e.s.

2. Le coût en temps pour la prise en main et la production de documents finalisés

C’est un point qui est variable selon la version d’Excel disponible sur le poste, et de l’agilité avec l’outil informatique de celle ou celui qui fait cette installation (il existe des vidéos pas-à-pas et un sujet sur le forum pour accompagner cette phase initiale).

Ce coût en temps est plus important lors de la première utilisation de COGEFI, où il m’a fallu deux heures trente pour aboutir à une présentation finalisée du cofi au CA, et les suivantes où il me faut maintenant moins d’une heure. Les temps figurant ci-dessous concernent la première utilisation qui est la plus délicate quand on ne connaît pas COGEFI.

• Temps d’installation de prise en main : je dirais entre quinze minutes lorsque tout se passe bien et une heure si on joue de malchance et/ou si on est vraiment pas à l’aise avec l’outil informatique.
• Temps d’importation des données : il ne faut pas plus de cinq minutes. Dans mon cas, j’ai choisi de faire des saisies de données pluriannuelles à partir des cofis précédents (étape qui me semble indispensable). Il faut donc compter selon la quantité d’informations saisies entre une demi-heure et une heure supplémentaire.
• Temps de production de documents finalisés : il s’agit de faire des petites améliorations des graphiques disponibles et des copier/coller dans un diaporama. Il m’a fallu une heure la première fois. Maintenant une demi-heure me suffit.

3. La marche à suivre pour utiliser COGEFI

De nombreuses ressources sont disponibles sur le site d’Espac’EPLE et la chaîne vidéo d’OpenAcadémie hébergée par le ministère.

Pour extraire les données de GFC, le mode d’emploi pour le comptable et les gestionnaires rattachés :

Il existe des vidéos supplémentaires sur la chaîne d’OpenAcadémie, notamment pour :

• l’utilisation des graphiques de COGEFI en vue d’une présentation en diaporama
• la saisie de données additionnelles pour observer graphiquement une dynamique sur cinq ans :
• et encore :
• la retouche de graphiques dans COGEFI :

Quelques conseils pour se lancer de COGEFI et issus de mon expérience personnelle.

• Les efforts sont payants ! COGEFI fera mieux que tout ce que vous pouviez produire auparavant. L’IZ me le disait et j’étais content de mon travail, mais c’est vrai : il ne soutient pas un instant la comparaison. Et cela et moyennant beaucoup moins d’efforts, même la première fois.
• Ne pas se laisser déstabiliser par la profusion d’indicateurs, de tableaux disponibles dans COGEFI. En s’aidant des tutoriels ci-dessus, et lorsqu’on veut comme moi utiliser COGEFI dans un premier temps pour la présentation du compte financier au CA et le rapport de l’agent comptable, il suffit de se cantonner à l’écran rapport CA.
• Ne pas se laisser décourager par une prise en main éventuellement laborieuse. COGEFI est une application extrêmement bien faite et une fois la prise en main acquise (plus ou moins longue selon les un.e.s et les autres), on navigue dans COGEFI sans aucun problème.
• Utiliser COGEFI de manière progressive : COGEFI a un potentiel important en matière de production d’indicateurs de suivi, de tableaux de bord… mais pour ne pas se perdre comme cela m’est arrivé, commencer de manière modeste est une bonne manière de se familiariser avec COGEFI sans prendre trop de temps, et avec un résultat professionnel.
• Lire et poser les questions sur le fil de discussion réservé à COGEFI dans la rubrique OpenAcadémie du forum des gestionnaires

4. Exemples

5. Remerciements

Diadji Ndao qui est le développeur principal de COGEFI pour son formidable travail. Il a également conçu REPROFI qui produits des superbes présentations prêtes à l’emploi. REPROFI ressemble à COGEFI mais dans une version plus facile d’accès et du coup moins personnalisable. REPROFI est disponible au téléchargement, après inscription, sur la plateforme Magistere

Les nombreux collègues qui contribuent activement au sein d’Espac’EPLE, OpenAcadémie et ailleurs au développement de COGEFI, REPROFI et d’autres applications directement conçues à partir de nos besoins. Ex : MobiliSCO pour les voyages scolaires, GemaSCO pour la gestion des manuels scolaires, etc.

L’intendant zonard enfin a réalisé la plupart des tutoriels COGEFI, et répond le cas échéant à vos questions sur le forum.