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Compte-rendu de la région des gestionnaires du bassin de Créteil le jeudi 9 mars 2017 à Santeny

dimanche 2 avril 2017, par L’intendant zonard

La réunion était accueillie par le collège Georges Brassens de Santeny et Marolles-en-Brie. Pas moins de 25 collègues s’y sont retrouvés. Après un tour de table de présentation, l’ordre du jour a été traité :

Bascule 2017

Les opérations se sont bien passées dans l’ensemble, un seul collègue a du recourir à la plateforme d’assistance.

Enquête de la DAF A3 sur l’utilisation de GFC

Dans le module Administration de GFC, ongle Utilitaires, a été ajouté une commande Générer le fichier de volumétrie. Il faut envoyer ce fichier à l’adresse courriel qui est précisée dans l’outil, au ministère. Ce fichier est collecté pour estimer le volume des fichiers GFC des établissements et ainsi préparer le futur GFC WEB (Op@le).

Module approvisionnements et changement d’exercice

La question est posée : qui utilise les appros GFC ? Tout le monde exploite cette fonction, seul un établissement ne l’a adoptée qu’à la rentrée dernière, avec l’arrivée d’une nouvelle gestionnaire.

Approvisionnements anticipés : à partir du 15 décembre, GFC propose les appros anticipés. On peut alors générer le bon de commande, mais pas l’engagement derrière, qui sera récupéré dans l’exercice suivant. Attention, on ne les récupère qu’une fois.

  • Dans N-1 : Appros de l’année, saisie, liste, clic droit, transférer le fichier. Le fichier de transfert est alors généré.
  • Dans N+1 : Après la mise à jour des paramètres des séries etc, aller dans Dépenses/appros/anticipés/réception. Une liste d’approvisionnements en attente doit être ensuite traitée et validée

Nouveautés de GFC 2017 et Chorus pro

Dans la liquidation des factures, nouveaux paramètres sont apparus en relation à l’arrivée de Chorus pro. La DAF craint que nous fassions des doubles mandats à cause de factures arrivées à la fois papier et par Chorus, d’où cette nouvelle fonction. GFC offre désormais trois lignes de saisie pour le numéro de facture :

  • le champ Référence, qui comme précédemment figurera sur le relevé bancaire du fournisseur recevant le virement du comptable
  • le champ Commentaire, à usage interne, qui permet d’améliorer la lisibilité de la comptabilité
  • un nouveau champ dans lequel il faut saisir précisément le numéro de facture : l’objectif est de permettre de détecter des doubles mandats. Ce cartouche est obligatoire pour les fournisseurs dont on a coché la case "émet les factures via Chorus Pro".

7 gestionnaires sur 25 présents ne se connectent pas à Chorus à cette date. Il faut faire une demande écrite à Franck Hugoy au DACSES, qui relancera la DGFiP pour obtenir des identifiants utilisables. Il faut cocher que l’on veut être alerté par courriel quand on reçoit une facture. Le maillon faible, c’est le chef d’établissement : les perdir sont peu motivés par ce travail, certains ne se sont même pas connectés une seule fois pour déléguer des droits à leur gestionnaire. Il semble très utile de prendre connaissance des codes de son chef, pour éviter des désordres importants.

On a rencontré certaines situations de problème d’encodage de caractères, qui rend certaines factures pénibles à lire. Etienne André pense, du point de vue du comptable, que la recevabilité de ces documents n’est pas entachée. Il faut toutefois espérer que ces problèmes ne durent pas.

Certains fournisseurs (Rexel) ont configuré leur Chorus pour que les factures qu’ils émettent soient taguées « traitées » dès qu’elles sont lues : attention, on ne peut alors plus les réimprimer.

La DACSES a proposé une lettre pour inciter les fournisseurs à utilise Chorus. La signature de ce document n’a pas de véritable importance, c’est un rappel à la loi. Le comptable devrait pouvoir avoir un accès en visualisation sur le chorus de ses établissements rattachés, pour garantir la sécurité à l’égard d’éventuelles falsification des pièces justificatives.

Si l’on s’est connecté trop tard à Chorus : la facture est purgée. Dans un tel cas, le fournisseur envoie un duplicata. L’UGAP s’y est mise tardivement, mais avec des documents totalement inutilisables, il faut espérer que cet établissement intègre très vite l’ensemble du problème et devienne exemplaire dans son exploitation de Choris pro !

Paramétrage du fichier fournisseurs : il faut identifier les fournisseurs qui émettent les factures par Chorus, en cochant la case Dématérialisation. Il faut alors préciser le SIRET et le numéro de client.

Déposer des factures sur Chorus pro : voir le rapport d’expérience de l’IZ. Envoyer les mémoires de frais du groupement comptable est un bon moyen pour le comptable de s’assurer que ses établissements rattachés sont bien connectés.

Pour rechercher des SIRET, de nombreux sites commerciaux existent, mais utilisez de préférence le site officiel SIRENE.

Chorus pro permet de renseigner le traitement ultérieur des factures reçues : on n’aura besoin de le faire qu’en cas de litige, ou de dossier inhabituel.

Préparation du compte financier

Bilans d’entrée : il faut tester si une saisie manuelle interdit la récupération automatique. Comme le transfert automatisé marche bien, il est dommage de ne pas en profiter intégralement.

Attention à l’ordre d’émission et de réception des transferts : ce n’est pas intuitif, il faut d’abord exporter le développement de soldes (dans la comptabilité générale, à faire impérativement avant de lancer le cofi) puis le bilan de sortie (dans le cofi). Dans le nouvel exercice, c’est plus logique, on importe d’abord la balance, et ensuite seulement le développement des soldes.

Cet ordre est important, on risque de perdre pas mal d’information en ne le respectant pas. On peut le résumer en EDDS/bilan/bilan/EDDS.

Chaque gestionnaire doit installer le module COFI pour pouvoir exporter le fichier de comptabilité budgétaire dont l’AC a besoin pour faire le cofi. Cela exige de télécharger l’installeur, et de le mettre en place en session Install si l’on est en réseau. Mais c’est très rapide, et l’export du fichier de transfert de compte financier est produit en un clic dans le module d’administration. Il est de petite taille et s’envoie aisément par courriel.

Il faut assurer de bonnes sauvegardes de votre comptabilité, mais aussi échanger entre le gestionnaire et le comptable toutes les exportations possibles qui rendront possible la recherche ultérieure d’informations.

Ecritures d’inventaire

Il est important de bien fournir les deux documents, inventaire et financements, avant de passer le mandat et la recette des amortissements. Le comptable pourra comparer ces documents à la balance niveau détail (classe 1 et 2), et détecter des anomalies avant que soient ordonnancées les opérations d’amortissement. Dans Egimmo, il ne faut pas clore l’exercice avant d’éditer les documents, cela les complexifie en intégrant des informations de l’année suivante. Eviter à tout prix les opérations en capital par extourne, c’est infernal à comptabiliser (juste un peu moins si le montant est connu précisément).

Egimmo permet de travailler avec tous les ER transférés à l’agence comptable, au passage cela assure une sauvegarde. Tous les établissements sont équipés, mais à tout hasard il est rappelé l’existence dans l’IZ d’un document de dépannage pour la gestion de l’inventaire.

L’absence d’amortissements n’est pas bloquante (il est légitime de ne pas en avoir si tout est déjà amorti), mais il y aura une alerte. Si l’ordonnateur ne fait pas le travail, le comptable peut le dénoncer dans son rapport sur le compte financier, pour dégager sa responsabilité.

Sorties d’inventaire : ce n’est pas un dossier qu’on peut lancer en fin d’exercice, il faut un acte dont les délais de valeur exécutoire font perdre du temps. Attention pour aliéner un bien de l’inventaire, il faut passer par les France Domaine.

Il faut renommer ou dater les sauvegardes EGIMMO pour qu’une nouvelle sauvegarde n’écrase pas l’ancienne.

Dem’act

Dans la dernière interprétation de la DAJ du ministère, le cofi ne relève plus d’un acte budgétaire, donc il n’est pas transmissible. Le DACSES nous demande donc de joindre à l’acte d’arrêt des comptes, en PDF, la totalité du compte financier. Il n’y aura pas d’accusé de réception, mais les autorités de contrôle pourront ainsi accéder à nos comptes.

Subventions et relations avec les collectivités

L’extranet départemental 94, outre l’outil pour les demandes RH (suppléances...) offrira prochainement une interface de saisie des demandes de subventions.

Le CD94 veut clarifier la question du taux actuel de 6 % de contribution au SG dans les établissements en SRH en liaison. Une rencontre prévue le 20 avril (courriel du 8 mars).

Annie Frère : va recevoir un versement de 17k€ de la mairie pour une subvention jamais versée en 2011, suite au déblocage par le CD de subventions vers la mairie. Il est heureux de voir se débloquer une situation dans laquelle l’EPLE était pris en otage de divergence de vues entre la collectivité de rattachement et sa commune d’implantation.

Alerte de Martine Pizzuto : ne pas oublier d’envoyer les états de dépenses aux collectivités qui doivent refinancer (installations sportives et transports). Il ne faut pas donner de prétexte au non versement des sommes promises. Toutes ces demandes sont à faire dans un extranet, et il y a des dates de forclusion.

Le CD94 indique que les gestionnaires ne sont pas destinataires des arrêts maladie ; en revanche il est obligatoire de fournir l’arrêt maladie pour demander une suppléance.

Questions diverses

M. Roméro du service des archives informe qu’il travaille sur une note d’information à destination des EPLE dans leur globalité. Le but est de mettre en place une plateforme d’échange pour intéresser aux archives et de valoriser le métier de gestionnaire notamment. Ce projet doit faire l’objet d’une validation par le secrétariat général.

Olivier Roméro a reçu des propositions des établissements pour la mise en sécurité des archives échappant à l’obligation de conservation sur place. Il a le projet d’un site d’échange d’informations sur l’archivage. Il assiste à des réunions entre gestionnaires comme la nôtre, et recrute ainsi des collègues motivés, peut se déplacer sur le terrain.

Bourses dématérialisées : le logiciel du MEN doit être étendu. Certains établissements ailleurs en France ont pu obtenir jusqu’à 30 % des demandes en ligne, mais dans notre académie c’est souvent dramatique, avec par exemple un établissement de notre bassin où l’application n’a fourni qu’un seul dossier. Les établissements ont la main sur les montants, c’est très choquant, ils peuvent tout falsifier. Dans le cas des familles séparées : premier connecté, premier servi, et l’établissement n’a pas la main, cette fois, pour rendre la priorité au responsable financier attesté par documents.

Dans un autre collège utilisant le logiciel en ligne de bourses proposé par OpenAcadémie, ça s’est super bien passé. http://bourse.beta.gouv.fr a été adapté à une utilisation sur un simple smartphone. Et là s’il y a plusieurs demandes, l’établissement choisit. Pourquoi ne pas utiliser les deux logiciels à la fois, et laisser le choix aux familles ?

ADEP 94  : le logiciel a planté parce qu’il n’était plus maintenu, on a fait revenir le programmeur de sa retraite, pour le faire évoluer. Mais c’était tardivement, d’où d’importants désordres dans de très nombreux établissements. Le projet est d’intégrer cette fonction dans GFE au niveau national. Trois établissements la testent depuis janvier, pour un déploiement à la rentrée. Question : comment faire si l’on n’utilise pas GFE ? Les éditeurs savent s’adapter, et si les calculs reposent sur une base nationale, cela sera plus simple.

Télépaiement TIPI  : personne n’a étudié. Au lycée Delacroix, le comportement du télépaiement proposé par Alise est satisfaisant (DP au forfait ; les commensaux aussi l’utilisent). Dans un premier temps il y avait un délai de 24 h avant que le compte de l’usager soit alimenté dans le logiciel de comptabilité annexe, maintenant c’est immédiat, le logiciel d’accès est informé aussitôt d’un paiement.

Virement sur DFT  : problème du travail de saisie à l’agence comptable. C’est envisageable à petite échelle, mais si un établissement le massifie, cela transfère un assez gros travail à l’agence comptable, ce qui pose problème.

Le prélèvement automatique a été mis en place au lycée Léon Blum, avec Alise aussi. Il faut dans un premier temps demande à la DGFiP sont numéro national d’émetteur de prélèvements SEPA. Ensuite, il faut stratégiquement placer l’autorisation de prélèvement sur le même document (A3) que l’inscription à la DP, on obtient ainsi un taux important d’adhésions au dispositif (même si c’est bien souvent par inattention des familles).

A l’usage, c’est extraordinaire, en fin de mois on n’a besoin que de quelques instants pour générer un fichier de prélèvement. Qu’il y ait dix familles ou mille, ce sera le même travail. L’argent rentre avec un petit taux de rejets, ce qui n’est pas dramatique si l’on s’astreint à systématiquement traiter ces situations.

Prochaine réunion : au collège Issaurat de Créteil, le jeudi 1er juin, 9 h 00.

Martine Pizzuto propose de travailler en ateliers sur des cas précis. Les propositions de thèmes pour ces ateliers sont :

  • MobiliSCO 
  • le plan comptable

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