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Réunion (in)formation RCBC Créteil le 22 octobre 2012

mardi 23 octobre 2012, par L’intendant zonard

GFC RCBC préparation budgétaire 2013

Notes prises dans l’amphithéâtre Copernic Champs/Marne le 22/05, de 9 h à 12 h

Technique d’installation du logiciel

Il faut commencer par une sauvegarde, puis faire l’installation (en session d’install si c’est sur le serveur), initialisation (compte utilisateur), puis encore une sauvegarde. L’outil de sauvegarde « BDGFC » s’installe lui en session d’utilisateur, sans quoi on n’a pas accès au raccourci pour l’utiliser.

Question au sujet de l’Installation sur un portable personnel : il faut avoir le serveur de bases de données MySQL sur le portable, dans la bonne version, et faire très attention au fait de ne pas travailler en même temps sur plusieurs machines, sinon on ne peut pas s’y retrouver. Si GFC est en réseau, même s’il n’y a qu’un utilisateur pour la préparation budgétaire, il est plus simple de mettre la préparation budgétaire en réseau comme le reste.

La mise à jour SEPA

En plus du changement des coordonnées bancaires, il y aura changement du format de fichier transmis à la DGFIP.

Une mise à jour récente permettait de faire le tour des comptes fournisseurs pas encore saisis suivant la norme SEPA. Tous les établissements d’un groupement comptable doivent passer en revue les fournisseurs, puis mettre à jour GFC. Début novembre, l’application SEPA sera distribuée, EFCI sera mis à jour aussi, et alors on pourra payer avec les IBAN à la place des RIB. Il n’est pas urgent de basculer, et tous les établissements d’une agence comptable doivent le faire de manière synchronisée.

Pour Gospel, comme il n’y a pas de date annoncée pour la mise à jour, on envisage qu’il faille renoncer au passage des fichiers de règlement des salaires par les règlements externes de GFC.

SIECLE pour les droits constatés/bourses est déjà mis à jour, mais la vérification des coordonnées bancaires s’impose. La bascule de cette application se fait sur demande expresse.

Après la mise à jour SEPA, ce qui changera

- plus de case à cocher pour confirmer l’utilisation de SEPA, ça sera le fonctionnement unique
- les fournisseurs non SEPA vont passer automatiquement en « autres paiements » code 99, il est donc préférable d’avoir soigneusement mis à jour les IBAN pour éviter un travail supplémentaire de changement du mode de paiement en plus des coordonnées bancaires proprement dites
- dans les paramètres de l’établissement, le « libellé Trésor » devient « teneur de compte »
- on n’a plus à saisir la domiciliation bancaire ("Société Généreuse Nouillorc" ou "Discrédit Lyonnais Losse-en -Gelaisse")
- sont supprimés des modes de paiement périmés : ne restent que le 3 "virements bancaires", le 6 "chèques Trésor" et le 99 "virement étranger" ; est créé le 8 « autres  »
- Il faut revoir le paramétrage des coordonnées de l’établissement
- Il faut aussi corriger les bénéficiaires d’ordres de paiement en comptabilité générale
- la « date de compensation  » est remplacée par la « date de règlement  »
- les virements dans la zone SEPA sont tous en mode 3, en France ou pas
- pour les règlements à l’étranger, il faut cependant vérifier s’il y aura des frais comme c’était le cas quand c’est en €uros
- pour les autres monnaies de la zone, comme la £ivre anglaise, il y aura de toutes manières des frais de change
- les anciens fournisseurs en mode 99 le restent dans GFC, mais on pourra les modifier pour les faire passer en mode 3 puisqu’il y a des chances qu’ils soient maintenant utilisables grâce à SEPA
- le logiciel DIVINT fourni par la DGFIP reste utile pour les virements à l’étranger hors de la zone SEPA (si vous avez le plaisir d’être dans un établissement organisant d’indispensables voyages à Madagascar ou au Pérou...)

A noter : un BIC est formé de 8 ou 11 caractères.

Prérequis techniques  : la mise à jour SEPA doit marcher sur chaque machine actuellement installée fonctionnelle. Il faudra mettre à jour la base après l’installation.

L’extourne peut poser problème, il faut que tous les traitements aient été réalisés.

Cette mise à jour vers SEPA rendra impossible la reprise des virements qui avaient été générés avec l’ancien système ! Il est donc indispensable de s’assurer que tous les règlements sont arrivés à bonne fin. S’il y a des modifications de structure comptable, il faut les faire avant la mise à jour.

En comptabilité budgétaire, tous les mandats doivent avoir été transférés, tous les rejets réceptionnés. En comptabilité générale, session validée, tous les paiements arrivés à bonne fin.

Rappel insistant : tous les établissements d’un groupement comptable doivent se synchroniser pour la mise à jour.

C’est à faire avant le 31/12/2012, mais pas après, GFC RCBC ne marchera pas sans cela. Concernant les droits constatés, il faut informer la DSI que l’agence comptable est passée en SEPA, pour que la base SIECLE soit mise à jour et que les bourses soient payées à la nouvelle norme.

Après l’application de la mise à jour, on pourra encore modifier les fournisseurs qui n’auraient pas les bonnes coordonnées bancaires, et les modes de paiement avec.

Pour savoir si une banque étrangère a adhéré à SEPA (en France toutes les banques l’ont fait), consulter : www.europeanpaymentscouncil.eu. M. Macler nous dit de rechercher register of participants, mais moi j’y arrive pô.

Un bug « code 7 » est corrigé dans la régie concernant l’affichage des fiches de compta ; la présentation aberrante des fiches de compte qui met les dernières opérations en haut de page, rendant le total intermédiaire illisible, n’est en revanche pas encore reprise.

La préparation budgétaire 2013 au mode RCBC

Au cours de l’installation, on peut supprimer la préparation budgétaire 2012 qui n’a plus d’utilité (sauvegarde au cas où). Après l’installation, la saisie est immédiatement possible. Il faut choisir d’utiliser les nomenclatures de référence, ne pas le faire ne présente que des inconvénients (possibilité conservée pour les établissements à l’étranger).

L’application a été validée par le comité de pilotage le mercredi 18 octobre, et les tests ont été satisfaisants. Nous voyons là la première partie de l’évolution de l’outil, pour 2014 il y aura de nouvelles fonctionnalités, comme les services restauration et hébergement qui ne peuvent pas être utilisés actuellement en budget annexe ; ce fonctionnement n’étant a priori pas recommandable pour sa lourdeur, et est nettement déconseillé par le ministère.

Les réserves des services de restauration et d’hébergement devraient pouvoir être individualisées, ce qui répondra aux attentes des collectivités de rattachement. Rappel concernant les budgets annexes ou les services spéciaux : seul le CA de l’établissement décide, ce n’est pas au choix de la collectivité territoriale.

/ !\ la création manuelle du budget dans la comptabilité budgétaire n’est pas possible, il est obligatoire de passer par la préparation budgétaire.

Les nouvelles notions de capacité ou insuffisance d’auto-financement (CAF/IAF) apparaissent. Aucun compte du plan comptable ne sera utilisé en dépense (plus de comptes en 6...), on n’utilise le plan comptable qu’en recettes (comptes en 7...). Il n’y a pas tant de modifications, et elles vont dans le sens de la simplification du travail, les points pénibles de la préparation des budgets étant largement éliminés dans l’organisation par service/domaine/activité.

Le budget annexe ne semble devoir concerner que les Greta et CFA, et dans ce cas il faut un CA préalable autorisant l’organisation d’un budget annexe. Les réserves des SEP vont devoir être intégrées dans les fonds de réserve généraux de l’établissement, une circulaire sur ce point est à la signature de M. le recteur.

L’exécrable EPCP n’est pas complètement mort, un décret est en attente de signature du 1er ministre sur le sujet. Il n’est cependant plus transmissible au comptable. Les lignes à zéro seront bloquantes, il faudra les supprimer ; il faut le saisir dès la préparation budgétaire. Voir fiche n°8 sur IDAF-pleiade.

Les services prédéfinis ne sont pas modifiables ; les services spéciaux sont faits à la demande, et ont un nom commençant par S.

- Des domaines prédéfinis existent aussi, VSTOCK, VECOU, OPSPE
- Les activités prédéfinies : 0AMORT, 0PROV, 0CINT pour les contributions entre services, 0DENR faisant la liaison avec Presto

Il est bien rappelé que le budget doit être fait avec le chef d’établissement dans l’esprit d’y traduire le projet d’établissement. Présenter au CA le budget 2012 « traduit » est une démarche utile. Si le CE souhaite présenter le budget lui-même, le service AP ou l’ensemble, c’est une bonne chose. Les collègues dans la salle regrettent que les ordonnateurs n’aient pas été formés à ces questions, trop de chefs d’établissement ne se sont pas déplacés le 3 octobre dernier.

La circulaire en instance présentera les codes activités conseillés par le rectorat et les collectivités territoriales de l’académie. Attention à mettre zéro et non pas O pour les codes d’activité, la machine ne laissera pas faire mais cela pourrait vous faire perdre du temps.

Problèmes de l’inventaire, avec la notion d’amortissement. Le code 0AMORT sera interprété par le logiciel pour le calcul de la CAF/IAF, si l’on utilise un autre code, les chiffres donnés par le logiciel seront faux.

Les notifications de subvention doivent arriver avant le 31 octobre. Les DGFL sont déjà sur le site http://www.iledefrance.fr, le compte-rendu de la délibération n°71-12 .

GFC n’édite plus d’extrait de délibération du CA, seul le résultat global du vote est saisi ; il faut produire un acte budgétaire manuellement en attendant que Dem’act soit en état de marche. GFC n’édite plus de bordereaux de transmission aux autorités de contrôle, il n’y aura plus de rappel des DM pour info à envoyer avec la DM pour vote suivante ; cette fonctionnalité sera à terme dans Dem’act.

Après l’installation, on peut importer les établissements présents en 2012, les SACD étant des « établissements » devant être importés en tant que budget annexe. L’assistant de migration permet de ne pas tout ressaisir, même si la réforme fait que beaucoup de choses changent : il y a la base des fournisseurs en particulier.

Les EMOP, même si elles immobilisent de temps à autre, pourront être traitées en service spécial plutôt que budget annexe, c’est l’origine du financement plus ou moins direct qui permet de justifier cette distinction.

La « répartition entre services  » est à faire uniquement en 2013, ce n’est pas obligatoire mais conseillé : c’est la transposition du budget 2012 permettant la comparaison avec la nouvelle organisation budgétaire. Ensuite il y a le travail sur le service de restauration avec un certain niveau d’automatisation des calculs, conduisant à la pièce B4 très proche de ce qu’on connaissait, hormis la disparition des comptes en dépense.

NB les services sont classés dans l’ordre alphabétique, les services spéciaux ne sont pas à part en fin de liste, bien que commençant par S, ils seront suivis de la Vie de l’Élève.

Pour les amortissements, ils sont a priori en ALO, même si c’est possible à l’intérieur d’un service spécial ; pour les achats de l’année 2013, il faudra estimer la date d’entrée au patrimoine pour amortir dès le premier jour d’utilisation. Les provisions aussi doivent être autorisées par le CA.

Avant l’accès à l’édition des documents budgétaires, remarquer la case « saisie du fonds de roulement » qui est importante à cocher et utiliser.

Le transfert de la préparation budgétaire en comptabilité budgétaire, une fois le budget exécutoire

Après sauvegardes, sur une machine ou un réseau où SEPA est déjà implanté, on installe le logiciel de bascule 2013. Dans la préparation budgétaire, l’assistant de migration permet d’exporter vers la comptabilité. Il faut faire autant de transfert que de budgets (budgets annexes) ; puis des sauvegardes « avant tout travail ». On refait aussi un transfert vers Presto le cas échéant.

Dans le module d’administration, il va falloir créer les profils et gérer les droits vers les nouvelles comptabilités des budgets annexes. Ensuite, toujours en module d’administration, l’assistant de basculement récupérera les éléments pouvant l’être (fiches fournisseurs...)