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L’envoi en nombre à la Poste : j’y suis enfin arrivé !

mercredi 14 septembre 2011, par L’intendant zonard

Mise à jour septembre 2011 : tarifs, retour d’expérience...

Ah, quand on reçoit une pub à la maison, et qu’on voit qu’elle a été affranchie 38 centimes, il y a de quoi faire rêver plus d’un gestionnaire... Après 10 ans d’intendance, ça y est, pour la toute première fois, j’ai réussi à obtenir un tarif d’envoi en nombre.

Deux procédures bien distinctes

Il est très important d’avoir compris la différence entre l’envoi en nombre, qui est une réduction sur le volume de courrier classique, et Destinéo qui est réservée à de la correspondance commerciale.

En effet, le contrat Destinéo suppose que le document envoyé soit à la fois non personnalisé, et qu’il ne relève pas d’une obligation d’envoi. J’espérais l’utiliser pour mon énorme envoi d’élections des parents au CA, mais ce dernier point nous fait sortir du contrat.

Mais au moins, en envoi classique en nombre, nous sommes libres de ce qu’on met dans les enveloppes. Cela veut dire que les bulletins de notes peuvent être envoyés comme ça ! Dans un bahut important, en groupant les envois de relevés d’absences, il y a peut-être aussi quelque chose à gratter.

L’envoi en nombre

Les seuils d’envoi

Le tarif en nombre est accessible à partir 400 courriers envoyés dans le département et les départements limitrophes (on dépasse rarement ce périmètre dans les EPLE), et 1000 en diffusion nationale. Si vous avez dans la masse deux ou trois plis sortant du périmètre des départements limitrophes, et bien affranchissez-les à part au tarif normal, et arrêtez de vous poser des questions !

Je suppose qu’il s’agit de courriers ayant la même présentation ; moi je n’essayerai pas de coller en même temps mes envois du jour, je pressens des enquiquinements. De même, en creusant dans les contrats, on doit pouvoir avoir confirmation que l’offre est réservée à des plis dont l’adresse est dactylographiée (ah, les étiquettes autocollantes Sconet...), et qu’il ne faut certainement pas tenter d’envoyer des enveloppes dont l’adresse serait manuscrite.

Combien ça coûte en fin de compte ?

(NB tarifs 2011) En Ecopli en nombre, l’envoi est à 0,47 €. Pas le coup de fusil par rapport à 0,53 €, me direz-vous. Certes, mais ce tarif est valable jusqu’à 35 grammes ! Et donc mon envoi pour les élections pensant 32 g, et qu’il donc aurait fallu affranchir à 0,75 €, ça me fait une réduction de 37 %, ça vaut la peine de s’y mettre, non ?

Au moins 24 heures à l’avance

– délai indicatif de distribution : J+4
– munissez-vous de votre numéro de client professionnel à la Poste ; il y a quelques temps nous avons reçu de petites cartes avec cette information, mais sinon c’est celui qui apparaît sur vos factures d’affranchissement
– vérifiez que votre machine à affranchir peut bien afficher les caractères En à côté du cachet
– contactez la Poste, service professionnel, au 36 34 (0.225 €/minute)
– faites établir un contrat ponctuel d’envoi en nombre, que vous recevrez par courriel
– la mise sous pli est faite la veille. Si vous espérez que le jour même ce boulot soit fait en temps et en heure, c’est que vous êtes un gros naïf, pas un intendant aguerri !
– chaque pli doit porter l’adresse de l’expéditeur en haut à gauche de l’enveloppe : la Poste ne veut pas devoir chercher pour les NPAI de ce service low-cost. Si vous avez un duplicopieur, imprimez votre logo d’établissement sur quelques boîtes d’enveloppes d’avance.

Le jour de l’émission du courrier

– triez les envois par commune, pour le plus gros au moins
– réglez votre machine à affranchir pour afficher En (En nombre)
– demandez le tarif d’envoi en nombre à votre machine. Il existe en Ecopli ou bien en tarif Lettre, remarquez bien, si on vous enquiquine avec l’urgence du truc pas préparé correctement à l’avance
– faites chauffer la machine !
– pensez à la rétablir dans son réglage normal (tarif et mention En)
– téléphonez à votre bureau de poste que vous allez l’inonder d’un envoi en nombre
– déposez votre courrier, avec un exemplaire du contrat ponctuel signé, avec votre courrier, au moins une heure plus tôt que le départ habituel, dans le bureau principal indiqué sur votre contrat

Une petite source à la Poste, quand même ?

Non, y a pas. J’ai pas pu trouver ça dans le site de la Poste. Enfin presque, quand même : dans les brochures tarifaires en PDF, on voit mention de l’envoi en nombre, et des conditions. Mais à part ça, nada.

Contrat envoi en nombre
14 pages pour se faire une idée, pas réutilisables

Je vous joins le scan des 14 pages du contrat, dans un format tout juste lisible, pour vous permettre d’apprécier la chose sans cependant vous tenter de l’utiliser, il ne serait pas accepté.

Destineo pour les envois non personnalisés

Si ce contrat n’est pas utilisable pour les relevés de notes ou d’absences (personnalisé) ni pour les élections des parents d’élèves (obligation d’envoi), à quoi peut-il nous être utile ?

Je l’ai testé pour une prospection de taxe d’apprentissage, puis pour une communication générale vers tous les parents d’élèves de seconde. Les documents envoyés sont identiques entre eux, à l’exception admise bien entendu du destinataire si l’on envoie par enveloppes à fenêtre. L’envoi me revient alors à 0.40 € en-dessous de 35 grammes (tarif 2013), et les conditions sont à peu près identiques à celles de l’envoi en nombre. On est alors à plus de 50 % de réduction par rapport à l’envoi en économique de 20 à 50 g !

Et, importante précision, ce tarif est accessible dès 100 envois sur le département et les limitrophes ; le seuil à 800 envois [1] est un centime moins cher encore.

Concrètement, voici la procédure résumée :

– le délai d’acheminement est annoncé à J+7
– contactez le 3634, muni de votre numéro de client (qui apparaît sur les factures d’affranchissement), pour faire établir le contrat de base : à faire quelques jours à l’avance. Demandez aussi qu’on vous envoie par courriel le formulaire de bordereau qui accompagnera vos envois, à ce que je peux voir il n’est pas nécessaire de redemander un nouveau bordereau au 3634 à chaque fois, contrairement à l’envoi en nombre.
– toutes les enveloppes sont marquées au nom de l’établissement (pensez à faire chauffer votre duplicopieur si vous en avez un) ;
– la mise sous pli est organisée proprement à l’avance, pour que l’ensemble de l’envoi soit prêt à partir à la bonne heure ;
– remplissez le bordereau Destinéo : il n’y a qu’une poignée d’informations, la plus délicate étant le nombre d’objets postés. Je suppose qu’il y a une petite tolérance sur l’exactitude de ce nombre, parce que c’est parfois pénible à savoir ;
– réglez sur votre machine à affranchir la petite étoile * à côté de l’empreinte, plutôt que le En de l’envoi en nombre indiqué ci-dessus ;
– affranchissez le tout au super tarif qui nous fait rêver ;
– rétablissez les réglages par défaut de la machine à affranchir (supprimez l’étoile)
– déposez l’ensemble au bureau de poste principal qu’on vous aura indiqué, accompagné du bordereau et de deux ou trois enveloppes sans adresse garnies du même contenu que toutes les autres (ni personnalisé, ni soumis à une obligation d’envoi).

Bonne chance !

[1] problème, je croyais que c’était 400, je n’ai pourtant pas du l’inventer, mais ma recette principale m’engueule

Messages

  • Je confirme qu’il y a une grosse partie de vos informations fausses dans l’ensemble de votre document.
    Je vous invite à consulter le site www.laposte.fr et vous aurez tous les éléments dont vous avez besoin pour tous vos envois. Le 3634 est aussi compétent en vous proposant des offres qui correspondent à vos messages.

    • Mes informations sont peut-être fausses (merci pour le détail de mes erreurs, au passage, grâce à vous je progresse !), mais dans mon bahut au moins on fait des envois en nombre, et il n’y a pas beaucoup d’établissements scolaires qui concrètement y arrivent.

      Parce que s’il faut compter sur le site web de la Poste, alors là , désolé, mais la plupart des gestionnaires n’ont pas de formation d’ingénieurs en cryptographie... De toutes manières, c’est pas une nouveauté que la Poste soit incapable de publier clairement des informations accessibles et sans ambiguïté sur l’Internet : c’est pas pour rien que ma page sur le tarif postal est l’une des plus visitées du site... (tiens je l’ai pas remise à jour cet été, d’ailleurs, faut que je m’y colle)

      Le 3634, c’est super, mais ça c’est après avoir compris un minimum comment faire, parce qu’à 0.225 € par minute, s’il faut se faire expliquer, l’avantage tarifaire sur l’affranchissement est assez vite annulé.

    • En effet, ce n’est pas facile.
      les 3/4 du temps la personne au guichet n’est pas au courant ou ne veut pas s’empoisonner la vie avec ce genre d’envoi.
      La première fois, j’ai été obligée de faire 3 bureaux de poste pour arriver à envoyer mes enveloppes et encore fallait-il arriver avant en dehors des heures d’affluence, c’est à dire avant la fin de journée.
      La deuxième fois cela m’a tellement agacée que j’ai fait des envois ordinaires en affranchissantt avec des timbres verts

    • Il est certain que c’est pas au guichet qu’on peut y arriver...

  • Bonjour,
    * tu dis 4 jours ;
    * 60millions dit 48 heures http://www.60millions-mag.com/actualites/archives/un_nouveau_timbre_et_de_nouvelles_hausses_a_la_poste

    Je voudrais savoir exactement : j’envoie un chèque à Monabanq ce 28 mars, je voudrais qu’il arrive avant le 31 mars 16h00.

    J’ai dans ma chemise des timbres rapides, des lents (verts), des Ecoplis, et des Lettres max (20 et 50 gr) (j’achète toujours par 10 ou 20 quand je fais la queue, et je me fais une réserve de chaque comme ça je ne suis pas en panne).

    Je voudrais connaître avant 9h30 levée de la boîte jaune le meilleur prix pour l’envoi avant 31 mars 16h00.
    (Le bureau de Poste est à 0,8 € de gas oil d’ici je ne vais pas faire le déplacement pour un timbre ; et si mon chèque arrive à Monabanq après le 31 mars, je perds une quinzaine d’intérêts.)

  • Auto entrepreneur devant faire un envoi massif de pub et la recherche de tarifs dégressifs vous remercie vivement de votre article et de vos renseignements détaillés. J’ai bien compris que mon activité n’a pas encore démarré mais que ça va faire un trou dans la trésorerie !! Et je ne dis pas merci aux Plaquettes de la poste qui nous renvoient au fameux numéro payant pour avoir de plus amples détails !!!

  • Je me permet d’intervenir en tant que "bon client" de La Poste afin d’apporter quelques précisions à votre fil. Je n’utilise plus l’écopli en nombre (il existe moins cher lorsqu’on a souvent des gros envois), mais j’ai encore des notions :p :

    "Je suppose qu’il s’agit de courriers ayant la même présentation".

    Il faut que les courriers soient de même catégorie de poids (0-35g) et dans un même format d’enveloppe. Vous pouvez mettre ce que vous voulez dans ces enveloppes du moment que vous restez dans la tranche de poids. Il est donc interressant de profiter d’un envoi en Ecopli en nombre pour caser le courier quotidien qui réponds à ces critères.

    " .... ...), et qu’il ne vaut certainement pas tenter d’envoyer des enveloppes dont l’adresse serait manuscrite"

    Il est conseillé d’utiliser une certaine police de caractère (de mémoire il y à 4 polices au choix) d’une certaine taille, avec l’adresse à tel endroit de l’enveloppe (marges), mais ce n’est qu’un conseil afin d’être certains que votre enveloppe sera traitée automatiquement (lecture optique). Vous pouvez tout à fait mettre une enveloppe dont l’adresse est manuscrite.

    Je serais ravis d’apporter d’autres précision si vous le souhaitez (et si vous n’êtes pas trop regardant sur ma déplorable orthographe).

    • You’re welcome !

      On a fait un envoi Destinéo récemment pour la taxe d’apprentissage, et le chef de travaux avait aligné à droite les nom, adresse et code postal (qu’est-ce qui lui était passé par la tête ?) : presque tout est revenu !

    • Pour le destinéo, je fais systématiquement valider le contenu et la forme avant de l’envoyer. C’est gratuit et rapide.

      Le hic c’est que moi je l’envoi à notre contact grand compte à La Poste et je ne sais pas comment ça se passe quand on en a pas.

      Les pré-requis pour le destinéo et l’En ne sont vraiment pas les mêmes. Autant certains points sont conseillés en En autant ils sont obligatoires pour le destinéo.

      Pour mes courriers je me base sur un document de La Poste intitulé "guide de prise en charge de vos courriers" (malheureusement je viens de me rendre compte que désormais pour le télécharger sur leur site il faut un login/pass).

      Je suis d’ailleur surpris que lors de la signature de votre contrat Destinéo on ne vous ai pas remis de documentation expliquant ce qu’il faut respecter. A mon avis vous pouvez l’avoir sur simple demande.

  • Bonjour,

    Vous pouvez aussi vous décharger de votre intendance et faire appel à une société de routage tel que la notre : routage-mailing.com / Action Diff. Vous pourrez ainsi obtenir les tarifs d’affranchissements les plus avantageux tel que le Destinéo Intégral et vous affranchir des contraintes techniques du métier à connaître. Nous vous accompagnons, vous gagnez du temps, maitrisez avec plus de certitude vos coûts et pouvez vous concentrer sur votre métier.

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