Faut-il trier les mandats pour son comptable ?

J’ai rédigé ce texte suite à unequestion d’un gestionnaire sur le forum à N@n@rd, que les demandes de son comptable ennuyaient.

De quoi un comptable doit-il avoir peur ? La bétise numéro un, le truc vraiment embêtant, c’est le paiement non libératoire, pour cause d’erreur sur le fournisseur, de facture mandatée deux fois. Je passe sur les autres risques théoriques que sont le paiement en dépassement de crédits, facile à éviter, et la prise en charge d’OR irrecouvrables, assez improbable en EPLE sans Greta ou autre exception.

Dès lors, du haut de mon expérience et de la compréhension que j’ai de la question, j’estime que les mandats de DAO ou de bourses, qui ne déclenchent pas de paiement, sont des opérations parfaitement bénignes, et il n’y a strictement aucune raison de se stresser à leur sujet.

Je dirais même plus : on peut imaginer qu’il y a un certain confort à traiter séparément les mandats qui provoquent un paiement des autres. Grave erreur ! Car cela implique que le comptable, au moment essentiel de la prise en charge des écritures automatiques, a la flemme d’observer avec la plus extrême attention ce qu’il pend en charge. Et c’est comme ça qu’on se fout dedans !

La prise en charge, je ne la fais que lorsque les conditions sont sérieusement réunies : porte fermée (contrairement à 98 % de mon temps de travail), téléphone décroché, de la place sur le bureau, et en mains un parapheur parfaitement présenté par mes gestionnaires (ce qui est au passage aussi la moindre des politesses envers l’ordonnateur). Je prends le temps de relire attentivement, de rechercher une éventuelle erreur, je reste à l’écoute de mes impressions et intuitions qui me diront peut-être que j’ai déjà payé la même somme au même fournisseur et que ça mérite d’être vérifié. Et ceci même dans le cas où j’ai moi-même préparé le mandat, ou moi-même relu la liste des liquidations. Parce que la prise en charge, c’est le moment où l’on se passe la corde au cou.

Donc, plus le mandat est "varié", plus je suis éveillé dans mon travail de prise en charge. Si le mandat a fait l’objet d’une "épuration ethnique" pour me permettre de garder le doigt appuyé sur le bouton, on va exactement à l’encontre de ma pratique et du bon sens.

Dernier argument et pas des moindres : le fait de séparer les opérations les unes des autres risques de contrevenir à la fluidité des opérations. On ne va pas vouloir ou pas "pouvoir" valider un mandat parce qu’il y a des DAO sur le feu, et qu’on ne veut donc pas valider ou compléter la liste des liquidations pour ne pas mélanger les opérations.

D’une part tout ce qui nous pousse à retarder ce qui peut être fait le jour même est mauvais ; d’autre part ceci risque d’induire une périodicité moindre des mandats dans l’établissement concerné.

Or, en tant que comptable, mon contrôle est d’autant meilleur que je le fais par la prise en charge de mandats moins importants et nombreux. Faire une disquette de règlement par semaine ne me gêne absolument pas ! Devoir me concentrer pendant une heure entière sur la prise en charge d’un mandat monstrueux, ça ne va pas dans le sens de la fiabilité. Au passage, on y gagne sur les délais de règlement aux fournisseurs, ce qui est important pour la bonne gestion des établissements.