Mise en forme des mandats

Objet : Mise en forme des documents comptables

Chèr-e collègue,

Voici un détail des formes sous lesquelles je souhaite que les mandats et autres documents comptables me soient transmis.

L’objet de cette note n’est pas d’exiger la perfection sur chacun de ces points. D’une manière générale, il importe que l’agence comptable soit en accord avec ses gestionnaires sur les éléments fondamentaux.

La production des pièces doit se faire avec esprit d’à-propos, en tâchant de s’imaginer ce qui sera utile au moment où le juge du compte ou l’auditeur du Trésor voudra comprendre la justification des opérations. Aussi il est légitime que le gestionnaire fasse état de ses suggestions, ou de ses réserves sur l’utilité de telle ou telle pratique ; c’est par la discussion entre les services que la qualité de ce travail s’améliorera progressivement, et l’expérience de chacun peut être utile à cet effet.

Une bonne présentation permet à l’ordonnateur d’exercer son contrôle de manière optimale, et affiche de manière éclatante la bonne marche du service d’intendance au chef d’établissement. En soignant cette tâche, vous ferez mieux apprécier votre travail à sa juste valeur.

– Les mandats sont présentés dans un parapheur, avec l’original à gauche et le duplicata à droite
– Je souhaite recevoir les pièces revêtues de la signature du gestionnaire, ou d’une autre personne clairement identifiée, attestant la réalité du service fait : Chef de Travaux, documentaliste... Ce visa, dans les faits sera souvent sur le bon de livraison joint au duplicata, c’est suffisant.
– De préférence, les signatures et les cachets ne seront pas à l’encre noire, mais en couleur (bleu ou autre), de manière que l’on n’ait pas de doute sur le statut d’original des documents signés.
– Les mandats (pas les pièces) seront revêtus d’un tampon « original » ou « duplicata » bien visible.
– Les pièces doivent porter le numéro d’ordre du mandat, le chapitre et le compte, et l’année d’exercice comptable.
– Les triplicata ne concernent pas l’agence comptable : nul besoin de me les transmettre. Vous devez les conserver pour avoir, dans des formes efficaces, un jeu de votre propre comptabilité ordonnateur, aux fins de bonne gestion.
– Certains établissements pratiquent un classement alphabétique par nom du fournisseur, mais je considère que le classement le plus approprié est celui de la nomenclature comptable : qui la maîtrise correctement saura toujours retrouver le document recherché. Si l’on veut un classement par fournisseur, ou autre, on édite dans GFC la liste des mandats dans l’ordre souhaité (on n’est même pas obligé d’imprimer, utilisez PDF Creator)
– Les mandats originaux doivent être assortis du nombre précis de pièces comptables annoncé sur le mandat lui-même : une page supplémentaire posera la question de son statut de pièce comptable ou pas, et attirera des remarques du juge du compte
– Il est entendu qu’une pièce comptable peut comporter plusieurs pages
– Avec les duplicata des mandats, je souhaite que soient ajoutés à la pièce comptable proprement dite des éléments de preuve supplémentaire : bon de commande (exemplaire jaune du carnet de bons de commandes), bon de livraison, devis (y compris devis concurrents non retenus dans le cas d’opérations d’un montant élevé). Des documents comme un accusé de réception de commande, un bon de transporteur s’il existe un bon de commande, ou la sollicitation d’un professeur, ne me paraissent pas de nature à intéresser le juge du compte, et sont donc inutiles ; en cas d’hésitation à ce sujet, contactez l’agence comptable
– Si vous utilisez le module approvisionnements de GFC, mettez en pièce jointe la fiche d’appro, pas le bon de commande.
– Je ne souhaite pas que plusieurs factures soient rassemblées en une seule liquidation : respections la logique une facture, une liquidation, un virement, ce qui permet au fournisseur de s’y retrouver lui-même. Parfois des fournisseurs envoient aussi des relevés de factures, il est alors possible de regrouper les paiements sous ce relevé et sous le numéro du relevé, avec pour nombre de pièces le nombre de factures plus le relevé.
– Si vous scindez une seule facture sous deux mandats différents (ce qui est à éviter autant que possible), posez en clair le calcul et la répartition en surcharge sur la facture, et laissez systématiquement une copie de la facture ainsi annotée à l’appui du second mandat.
– La fonction de commentaire dans GFC doit être systématiquement utilisée, dans l’objectif d’expliciter le mieux possible l’objet de la transaction aux yeux du contrôle légal ; au besoin, une facture à la rédaction laconique ou hermétique sera annotée pour éclaircir le propos.
– Lorsque l’occasion se présente, il est utile de limiter le volume et le poids des archives en faisant les copies en recto-verso ; mieux encore, les fonctions des copieurs numériques modernes permettent de condenser de nombreux documents de manière réduite sur un petit nombre de pages. (à utiliser suivant la lisibilité et l’importance des pièces concernées)
– Dans le cas des ordres de reversement, ou des factures représentées après un rejet, mettez comme pièce justificative la copie de la facture originale, en annotant en surcharge les coordonnées comptables de l’opération d’origine. Toute autre pièce (courrier au ou du fournisseur...) sera appréciée, au moins avec le duplicata.
– Il est utile de regrouper les ordres de recettes quand la logique comptable l’autorise (pour limiter le nombre de signatures à obtenir de l’ordonnateur) : consultez l’agence comptable pour connaître le degré de subdivision minimum.
– Les ordres de recettes n’ont pas forcément besoin de pièces : les OR sur subvention affectée du montant d’une dépense unique peuvent simplement porter la mention « cf. mdt X bord Y (chapitre/compte) », et indiquer zéro pièce jointe.
– Il est toujours préférable de faire souvent de petits mandats, plutôt qu’un très gros de manière intermittente. Dans le cas par exemple d’un gros paquet de factures en attente (à la période de la bascule, ou au retour des vacances...), rien n’empêche de faire un mandat par jour, plusieurs jours de suite. Le comptable, lui, pourra choisir de payer en une fois si transmettre plusieurs disquettes ne lui convient pas.