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Faut-il vraiment demander une caution pour les clés ?

lundi 8 août 2005, par L’intendant zonard

Quand les clés sont remises aux profs et aux autres personnels, il est parfois demandé une caution. Ceci n’est pas illégal, mais compliqué. Voyons les différentes techniques.

Je recommande toutefois d’éviter tout ça et de faire émarger une fiche normalisée aux récipiendaires des clés, voir l’article sur la fiche de remise de clés.

1) Évitez la caution

Je trouve le système que je décris ci-dessous vraiment trop compliqué et foireux, aussi je préfère me passer d’un système de caution, tout en prenant un écrit :

Chaque personnel de l’établissement (sans exception SVP) émarge à chaque rentrée une feuille sur laquelle figurent :

  • les clés empruntées (toutes, les armoires des salles de cours, casier de la salle des profs etc, compris)
  • les locaux auxquels elles donnent l’accès
  • les conditions éventuelles de l’accès (durant les heures d’ouverture uniquement, l’établissement étant sous alarme autrement, mieux vaut l’écrire, des fois c’est pas plair pour certains cerveaux)
  • la mention que le récipendiaire des clés est responsable des conséquences d’une perte ou d’un mauvais usage des clés (remboursement des clés elles-mêmes, mais aussi changement des serrures, facturation de la société de surveillance, remplacement du matériel volé justement avec ces clés-là ...)
  • les conditions de retour des clés (sur simple demande, à la fin de la mission, systématiquement en juin, à chaque période de vacances...)
Fiche de remise de clés
A faire émarger à chaque personnel de l’établissement dès la rentrée

2 Les chèques dans le tiroir

Cette méthode n’est pas réglementaire ! En effet, le comptable a le devoir d’encaisser les chèques qui lui seraient remis. Donc le comptable est en faute s’il conserve ces chèques, et une autre personne que lui serait comptable de fait.

J’ai mentionné cette technique car énormément de gens font de la sorte : on demande un chèque à la rentrée, qu’on n’encaisse que si les clés ne sont pas rendues, ou perdues... C’est foireux au possible. Ne faites pas ça.

3 La vraie bonne méthode comptable de la caution

Il est normal de réclamer une caution, proportionnée, au personnel, pour la remise des clés, puis de l’encaisser comme le comptable se doit de le faire. Cf. la documentation rassemblée par notre collègue de l’Allier.

Le Conseil d’État a jugé dans un arrêt du 9 juin 1995 - Mme GAILLARD et autres que des enseignants ne sont pas fondés à contester la légalité d’une délibération d’un conseil d’administration de lycée prévoyant que les personnels de l’établissement ne pourront disposer des clefs de certaines salles de classe pourvues d’équipement coûteux qu’après versement d’une caution de 100 francs. Une telle décision est en effet considérée comme une mesure d’ordre intérieur. En revanche, il ne peut être exigé de versement de caution de la part des élèves, pour les manuels scolaires par exemple, ceci allant à l’encontre du principe de gratuité de l’enseignement.

Bon, c’est normal, validé par la jurisprudence, mais populaire, ça sans doute pas trop... Bon, y a des collègues intendants qui adorent se faire détester, je viens peut-être de leur glisser une nouvelle idée...

Une fiche technique de l’académie d’Orléans-Tours donne la technique de l’encaissement de ces cautions :

  • Encaissement de la caution au compte 4677
  • Ordre de paiement quand les clés sont rendues, D 4677 / C 5159 (faites pas l’andouille, en espèces vous ne pourriez pas le justifier facilement, ça sera donc par virement pour tout le monde)
  • Ordre de recettes au 771, réceptionné au 4677, en cas de perte des clés

Comme ça, ça a l’air relativement facile. Mais attention, ceci n’est valable qu’en cours d’exercice. En fin d’exercice, ça se corse sacrément :

  • En fin d’exercice, il faut faire un ordre de recettes au compte 165, qui viendra solder le reliquat du 4677
  • Il faut donc fournir la liste nominative des cautionnaires dans le compte financier, à l’appui du compte 165
  • Les remboursements de cautions qui ont été déjà versées en classe 1 sont à faire par un mandat au ZD 165. Si vous n’avez pas prévu de rembourser des cautions dans le budget initial, vous en serez pour une DM niveau 3 avec prélèvement sur fonds !

Bref, c’est monstrueux ce système. Franchement, utilisez mon système n°1 sans caution, à mon avis c’est largement plus adapté à nos établissements, tout du moins en ce qui concerne les clés.

Mise à jour des liens : sept 2010

Messages

  • Je suis tout à fait d’accord avec toi, la fiche de remise des clés est vraiment la meilleure solution et la plus simple ... Merci pour toutes ces infos.
    Bonne journée, à bientôt ...
    Annie COMBE

  • Au début de mes fonctions la Mairie m’a confié les clés de ma classe . Dernièrement je les ai perdues Elle doit m’en faire refaire un jeu et me demande de le payer. Est-ce normal, car cela se monte à 80 euros ?

    • Un copain m’a prêté sa voiture pour le week-end. Le dimanche soir je l’ai kraschée contre un platane, et là mon pote il me demande de lui rembourser la bagnole. Est-ce normal, car cela se monte à 8 000 euros ?

      Un propriétaire m’a loué son appartement. Dernièrement, j’ai foutu le feu en faisant l’idiot avec la friteuse et ça a pris dans les trois étages du dessus. Je n’avais pas d’assurance alors on me demande de rembourser les dégâts. Est-ce normal, car cela se monte à 800 000 euros ?

  • Changement RCBC semble-t-il : caution = débit comme crédit au 165...

  • D’après, l’arrêt de la cour de cassation pour le remboursement d’un badge détérioré (20 avril 2005) et les analyses présentées sur divers sites (ici : http://www.actuentreprise.com/nos-articles/la-responsabilite-pecuniaire-du-salarie/), il semblerait que la responsabilité pécuniaire d’un salarié ne puisse être engagée en cas de perte ou de détérioration de matériel, en dehors d’une faute grave impliquant la volonté de nuire du salarié. Et ceci est vrai même si le contrat de travail ou la convention collective prévoyait un dédommagement ou un remboursement de la part du salarié.

    Pourquoi de telles dispositions ne seraient pas valables pour des clés de salle de classe ? Les droits des salariés définis par le code du travail ne sont donc pas les mêmes que les obligations des fonctionnaires...

    • Précisément, les collaborateurs du service public ne sont pas des salariés comme les autres, ils ont d’autres droits et d’autres devoirs. Juste à titre d’exemple, puisque l’article que vous citez en parle, un agent comptable public comme moi a l’interdiction formelle de régler une contravention routière, puisque par définition le service public ne peut pas commettre une faute pénale, celle-ci est nécessairement celle du fonctionnaire qui conduisait.

      Ce n’est pas pour rien que les fonctionnaires ont des assurances spécifiques, des mutuelles différentes, etc. Ensuite, si vous n’êtes pas satisfait de votre sort, vous pouvez attaquer votre établissement et votre ministère au tribunal administratif, et l’on verra si celui-ci veut faire comme la cour de cass’, ou pas.

  • Bonjour,
    Je reviens sur un sujet ancien !
    Tout d’abord, dans le cadre de mes recherches je suis preneuse d’une actualisation des liens dans l’article.
    Ensuite concernant la première solution où l’on évite la caution, la mention que le récipiendaire des clés est responsable des conséquences pécuniaires est donc uniquement dissuasive ? Sinon comment faites vous ensuite pour encaisser les sommes en question ?
    Merci par avance de vos éclairages.

    • Il y a effectivement un gros boulot à faire sur cet article ancien : il faut le mettre à jour selon l’instruction codificatrice M9.6 qui régit la comptabilité des établissements scolaires publics. Notez bien que si je trouve l’énergie de refaire ce boulot, il ne vous sera en rien utile si vous n’êtes pas dans un EPLE !

      Ensuite, pour le fondement du principe de réparation en cas de bêtise avec ces fichues clés, rendez-vous à l’article 1240 du Code civil : Tout fait quelconque de l’homme, qui cause à autrui un dommage, oblige celui par la faute duquel il est arrivé à le réparer

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