YECRVALI, la tête folle d’Op@le en compta géné

À chaque décalottage de cervelle : choisir son journal

Commençons par négliger le bandeau bleu de recherche, on en parlera plus bas.

Quand on arrive dans la transaction YECRVALI (par le mnémonique, ou bien en allant dans Comptabilité/Écritures et pièces comptables/Saisie et validation des écritures), il est indispensable de vous demander à chaque fois quel journal vous allez saisir. C’est un réflexe que vous devez impérativement conditionner. Si vous oubliez de le faire et que vous restez en OD (opérations directes du comptable) tout le temps, ça donnera l’impression de bien marcher... au début ! C’est beaucoup trop tard que vous vous rendrez compte que ça fiche le bin’s dans la machine.

C’est en haut de la fenêtre, juste après le numéro d’établissement que l’on ne peut changer qu’en changeant de baraque : on est bien dans la première chose à arbitrer avant tout autre travail. Les journaux que, à ce stade, j’ai l’occasion d’utiliser plus ou moins régulièrement sont :

• OD pour le tout-venant, y en a quand même
• TCAIS s’impose si l’une des contreparties comptables est le 531
• de même TBNQ est nécessaire si le 5151 est mouvementé
• PAYE doit être utilisé si vous êtes sur la prise en charge des salaires AED, à tout moment de la procédure
• enfin, le très étrange TVICBP pour notifier à Op@le les envois de virements par une comptabilité annexe (cas des trop-perçus sur cartes de cantine renvoyés en lot par Turbise)

À en croire le F12+F2 sur la case, il existe trente-deux journaux différents, j’ai encore besoin d’explorer le truc. C’est vrai que j’aurais pu citer le ZBEINI, qui sert à reporter le bilan de sortie de GFC lors du premier contact avec Op@le, mais c’est en voie d’extinction.

Le journal déterminera le Type de pièce, en-dessous. Il y a quelques cas où un journal donné peut dériver sur plus d’un type de pièce, le seul exemple que j’ai repéré c’est en TCAIS où a priori la machine nous voit faire un Encaissement (EC), et donc quand je l’utilise pour un décaissement je vais mettre OD à la place.

La question des dates

La Date comptable est indispensable (avec son astérisque rouge), et elle sera par défaut celle du jour. Ou bien celle de la précédente écriture que vous aurez faite : c’est pas bête de vérifier que c’est bien celle que vous voulez.

La Date d’échéance, elle, n’a pas réellement d’intérêt, sauf pour ce qui doit déclencher un virement. Si votre date d’échéance est plus lointaine que trente jours, Op@le ne proposera pas l’opération au paiement.

Quelle est la bonne date comptable ? Pensez bien qu’il y a ailleurs aussi la date de saisie, donc si l’on veut retrouver par le jour où vous bossez, on retrouvera. Il faut donc mettre un jour qui est porteur de sens. Par exemple j’inscris systématiquement les payes AED au dernier jour du mois concerné, quel que soit le moment où concrètement je m’y mets. C’est pas juste le plaisir de maquiller le fait que je m’en occupe avec plusieurs semaines de retard parfois : non, avec cette convention on retrouvera toujours ses affaires. Même si je résorbe trois mois de retard le même jour, en étant attentif à la date du mois, ça permettra de lire les comptes sans se prendre la tête.

Quand je fais une opération de rapprochement, typiquement une OD pour déplacer une subvention entre le 4419x et le 441x, je m’efforce de mettre la même date que la recette, pour créer une continuité logique, et faciliter les recherches ultérieures.

Le Libellé et la Référence

Le Libellé est la prochaine information dans l’ordre de la saisie (celui de la touche Tab), et la Référence arrive cinq tabulations plus tard. J’ai tendance à mettre la même chose dans les deux cases, mais on va découvrir des choses à moyen terme autour de cela.

Par exemple, s’agissant de recettes, la Référence doit être impérativement composée de chiffres uniquement (n’essayez même pas une espace !) si vous avez l’intention que votre titre soit payable en ligne par PayFip. Certes, on ne saisira pas une recette par écervelé, mais c’est un indicateur de ce qu’il faudrait pouvoir anticiper, et qu’on découvrira après un nombre d’années d’errance plus ou moins important d’une académie à l’autre.

Je n’utilise pas du tout la case Bordereau, mais logiquement on devrait avoir la tentation de la remplir au moins pour les cas de remises d’espèces à la Poste (cf. cas d’usage ci-dessous).

Le statut du cadre haut de l’écervelé

Je viens de faire le tour de ce qu’il semble possible de remplir dans le cadre supérieur de la transaction. En fait il y a beaucoup plus de choses accessibles, mais ce au prix d’une ergonomie déplorable :

1. agrandissez votre cadre supérieur en attrapant le filet rouge (le curseur de la souris devient une flèche blanche ambidextre haut/bas)
2. remontez le rideau de fer (le curseur devient une flèche noire ambidextre haut/bas, mais avec une barre au centre)
3. vous avez accès à la liste
4. et vous pourrez utiliser, en haut à gauche, le passage d’un volet à l’autre, il y en a trois (Général, Devises et Informations). C’est pas le pire qu’on connaisse dans Op@le, mais c’est beaucoup plus que l’affichage de base !

Ce qu’il faut comprendre, c’est que l’on doit remplir d’abord le cadre supérieur, puis quand c’est raisonnablement complet, on aura le droit de passer dans le cadre inférieur, qui correspond aux mouvements comptables débit/crédit comme du bon vieux temps des écritures manuelles dans GFC. Ou presque. Moi je confirme ma saisie en cadre supérieur par F9 pour passer en bas. Hélas ça n’active pas réellement le cadre du bas, il faut quand même prendre la souris pour réellement l’atteindre. Sans quoi on commence à massacrer la date en y écrivant un numéro de compte, et tout est planté, c’est odieux.

Mais au moins, Pseudo-gestionnaire nous apprend qu’on peut cliquer n’importe où dans la fenêtre basse sans devoir viser la case du compte par lequel on commencera la saisie, ça s’y met automatiquement. Bref.

Saisir des mouvements dans le cadre inférieur d’écervelé

Ex-fan de GFC, brûle tes idoles ♫. Franchi ce seuil, toutes les règles que tu a connues disparaissent. En effet dans écervelé, on peut :

• saisir deux débits et deux crédits, ou même beaucoup plus
• saisir juste un débit ou juste un crédit, sans contrepartie (cas du TVICBP, et plus prévisiblement du ZBEINI)
• saisir plusieurs lignes sur le même compte, et même faire un aller-retour totalement inutile dans le même compte, sans rien d’autre ! [1]

En revanche, sauf si c’est un journal mono-ligne sans contrepartie, on doit quand même équilibrer débits et crédits. Et puis il est interdit de faire référence à plus d’un tiers dans la même écriture.

Zut je m’as trompé de tiers, je vais devoir tout annuler et tout refaire alors !?

Eh non, on peut l’éviter. Il faut se placer sur la ligne erronée, cliquer sur la poubelle, et elle devient rouge clair. Il faut valider cette suppression par F9, mais cette touche valide l’écriture toute entière, donc elle doit être équilibrée. Je crois que ça n’a pas toujours été le cas, mais récemment je me suis rendu compte que j’avais en fait le droit d’avoir une ligne pour Kévin en cours de suppression, et une ligne pour Océane qui était l’élève que je voulais effectivement mouvementer. Avant ça je contournais en mettant le 585 ou autre compte sans tiers avec la contrepartie juste le temps de supprimer la ligne avec le mauvais tiers. Puis je supprimais mon hack pour pouvoir mettre le tiers voulu.

La validation chez les écervelés

YERVALI, ça veut bien dire saisie et validation, non ?

Bien vu, sauf que la validation, c’est pour les initiés seulement ! Tout d’abord, la validation ne se fait pas de la même manière d’un journal à l’autre. Sympa l’ergonomie, hein ? Le TBNQ, et peut-être d’autres qu’il faudra énumérer mais c’est le seul que j’ai poissé à faire ça, ne propose pas de bouton validation : quand on fait son F9 (ou la disquette pour les masos qui ont envie d’enrichir les ophtalmos et les opticiens), ça valide. Et c’est trop tard, et on n’a plus que ses yeux pour pleurer. Donc en TBNQ on se relit plutôt deux fois qu’une !

Mais tu dis qu’il n’y a pas de bouton Valider, mais j’en vois aucun nulle part, moi !?

C’est normal, c’est Op@le. Le bouton Valider est caché, le taquin. Il est planqué... derrière le bandeau bleu tout en haut de la fenêtre. Pour le voir, une seule solution : cliquer sur le chevron dirigé vers le bas en haut à gauche. Si vous n’avez pas assez avancé dans le boulot, le mot Validation apparaît en gris clair, en haut à droite de la fenêtre, là où se trouvait le bandeau de recherche. Mais si vous avez été sage, il est en bleu, et là on peut cliquer dessus !

Chercher des opérations par écervelé

La recherche la plus évidente, c’est pour une pièce précise. On a chopé le numéro de pièce ailleurs (YGPIE ?), et on se recopie dans le bandeau bleu supérieur, puis F2 pour se retrouver dessus. Les infaillibles statistiques zoniennes nous apprennent que dans 64,02 % des cas, c’est pour annuler une écriture qu’on va chercher cela. On parle de l’annulation juste en-dessous, rassurez-vous.

Pour trouver plus qu’un écriture, suivant le mode opératoire décrit ci-dessus mais que je recopie, on peut obtenir une liste d’opérations intéressante :

1. agrandissez votre cadre supérieur en attrapant le filet rouge (le curseur de la souris devient une flèche blanche ambidextre haut/bas)
2. remontez le rideau de fer (le curseur devient une flèche noire ambidextre haut/bas, mais avec une barre au centre)
3. vous avez accès à la liste

Si vous vous contentez de demander le menu supérieur Affichages et Grille, vous aurez un truc inutilisable, pas le choix il faut dans tous les cas élargir votre fenêtre et tirer le rideau de fer pour avoir à la fois un tableau de plusieurs pièces et leur contenu en en-tête, et leurs écritures comptable en bas. Eh oui, si vous n’avez pas les deux, impossible d’être certain de ce que vous avez sous les yeux !

Si l’on peut afficher plusieurs lignes (voire plusieurs dizaines en jouant des ascenseurs etc.), quel intérêt particulier dans YECRVALI ? Beaucoup d’actions seront plus agréables à faire avec YGPIE(1), voire elles ne seront pas possibles du tout dans l’écervelé. Outre la création d’une ligne négative en guise de suppression, cela sert à valider des écritures qui ne l’ont pas déjà été.

Bref, si vous avez besoin de valider une écriture qui ne le serait pas encore, cette recherche écervelée vous sera utile. Dans la liste, activez le filtre sur le statut Créé/Validé, et vous pourrez repérer ce qui nnest pas validé.

Mais l’honnêteté la plus stricte m’impose de dire qu’un bon vieux TVAL sera forcément plus efficace et rapide. Pour être plus précis encore, un TVAL pas en "mode réel" vous donnera la liste des écritures à valider, et si vous ne voulez pas tout confirmer, vous y trouverez les numéros de pièces que vous traiterez dans YECRVALI.

Annuler une écriture

Tout le monde connaît déjà, mais il y aura des débutants que cela intéressera. Vous avez repéré une écriture fausse, à supprimer. Le protocole de contre-passation est le suivant :

• recherchez cette pièce par son numéro dans écervelé
• cliquez sur les trois points superposés en bas à droite du cadre haut, et demandez "Duplication" [2]
• décochez la case dans le même sens pour obtenir un négatif parfait de votre écriture
• et cochez la case rapprochement automatique
• confirmez par F9
• il faudra encore valider, quand tout sera d’équerre.

Le rapprochement automatique est important, parce qu’il permet de détecter un problème potentiel : si la pièce à supprimer a déjà été rapprochée, la génération de la contre-passation ne marchera pas. Et de fait c’est tout bon : si une écriture fausse au poit qu’on veuille la supprimer a été rapprochée, elle a donc eu l’occasion d’aller cochonner autre chose ! Il faudra donc impérativement dérapprocher par GPIA avant de continuer le travail.

Modifier une écriture ?

Bin pas trop en fait. Quand une écriture est validée, YECRVALI ne permettra plus rien comme modification. Alors qu’un certain nombre de choses, comme la référence, le libellé, la date d’échéance, peuvent être libéralement modifiés dans YGPIE1. Et même si ce n’est pas encore validé, c’est pas forcément dans l’écervelé qu’il sera le plus pratique de retrouver le truc à modifier pour intervenir dessus.

Cas d’usage

Dans cette dernière section, je décris rapidement pour quels travaux il peut m’arriver de saisir des écervelés. La liste n’est pas exhaustive, et elle redonde de tout le reste de l’article ci-dessus !

• suppression d’un encaissement faux ou en doublon : j’identifie (dans YGPIE1) le numéro de pièce, je le saisis en bandeau bleu et F2, je clique sur les trois boutons en bas à droite, je passe en mode Duplication, que je demande pas dans le même sens et en rapprochant de la pièce d’origine. NB : se fait parfois à la demande d’un mandataire.
• consommation de subvention : en OD, à la date comptable de la recette, D4419x/C441x
• remise d’espèces à la Poste : dans le journal TCAIS, à la date de l’opération, D585/C531 (pas de tiers sur aucun des deux comptes), on peut faire un coup de trombone (dans la fenêtre supérieure) pour accrocher le récépissé de la Poste à l’opération
• retour des espèces sur le DFT : en TBNQ, D5151/C585 (penser à gletter le 585)
• lessiveuse (pour déplacer un montant d’un tiers à l’autre) : en OD, date de valeur de la bourse arrivée au 4112 de Kévin qui a deux tickets-repas en débit dans Turbise, D4112(Kévin)/C585. Puis on remonte dans le bandeau supérieur, on duplique pour avoir bien le même titre, et en bas on fera D585/C4113(tiers générique). Penser à gletter le 585.
• virement assuré par une application tierce : dans le journal TVICBP, seulement le débit du 4191 si c’est pour restituer des avances qui ne seront pas utilisées (forcément une ligne par tiers différent, donc ça n’est valable que pour un tiers générique, avec des tiers bien identifiés il n’y a aucune raison d’utiliser une comptabilité auxiliaire)