Bourses : un tableau de pointage des opérations

Rôle du tableau

Imprimé en A3, affiché dans l’agence comptable, il permet de constater l’avancement du boulot sur les bourses, et chaque membre du service peut venir y ajouter une mention au fil de son travail. On a un aperçu visuel immédiat sur les travaux en souffrance.

Trois colonnes sont en couleur : elles dépendent d’une action du service ordonnateur ; toutes les autres sont un travail assuré en autonomie par l’agence comptable. je vous ai indiqué les mnémoniques à utiliser dans Op@le à chaque étape, et le type d’information qu’il pourrait être pertinent de noter pour un travail complet et précis.

La forme "chemin de fer" signifie que les opérations doivent être faites dans l’ordre, de gauche à droite. Cela n’est pas parfaitement impératif pour toutes les colonnes de ce tableau, mais c’est quand même une succession logique des tâches. Le tableau est proposé pour dix EPLE, à chacun de l’adapter et de revenir en commentaires de cet article pour proposer des évolutions. Je vous ai fait une ligne avec des exemples d’annotation.

Le reste de cet article, suivant l’angle d’attaque choisi par l’IZ pour aborder Op@le, sera de bavarder et ne faire aucune capture d’écran.

Émission du flux GFE

C’est le top départ, il vient de l’établissement. Il faut noter ici la date à laquelle le collègue vous dit avoir fait l’émission du flux GFE. Car on ne sait pas trop quand Op@le aura reçu ces informations. Je me suis longtemps embêté avec le bouton Rapprochement des pièces GFE (celui où l’on doit mettre le numéro de trimestre), avant de me rendre compte que lorsque je ne l’utilisais pas, ça marchait tout aussi bien.

Arrivée des crédits au 4112, et saisie manuelle des régul

C’est la première manifestation des bourses en sphère comptable : des crédits apparaissent au 4112, parfois plusieurs par élève, lorsqu’il y a une bourse au mérite en plus de la bourse d’État.

C’est à ce moment que l’on peut voir le nombre de lignes, et le montant de leur totalisation. C’est ce qu’il faudra confronter avec le listing des bourses de la DSDEN, et crier au loup s’il y a une différence.

Ces derniers temps, les gestionnaires m’envoient en plus des documents issus de la DSDEN disant qu’il y a lieu de saisir des régularisations, à la hausse ou à la baisse [1]. Je téléverse ces documents à l’appui de mes opérations, bien entendu. Dans le tableau, noter le nombre de régul me semble suffisant.

Les opérations de compensation et de confrontation

Selon moi c’est le cœur de métier, et je l’ai détaillé à travers ce tableau en plusieurs étapes successives :

• compensation avec des créances de demi-pension au 4112 : quand il y en a c’est le plus simple, il n’y a qu’à faire un rapprochement.
  • on peut unitairement le faire en YGPIE1
  • mais le mieux pour un flux de bourses, c’est de le lancer automatiquement par YTGAPTS2, borné sur le compte 4112
  • j’ai noté des "exceptions" : si l’on utilise YTGAPTS2, après on peut devoir retourner en GPIA annuler le rapprochement pour tel élève dont la bourse est perçue par la mère et les factures réglées par le père. Il faut avoir la liste de ces situations particulières avant de faire des traitements que l’on risque de regretter après.
• confrontation avec des créances internes autres que le 4112 : voyages, dégradations ou autres. Ici il va falloir saisir un changement de compte par écervelé (YECRVALI.
• confrontation aux 416 des autres établissements : ici on fait un tour pour s’assurer qu’un autre établissement de l’agence ne pourrait pas saisir la bourse de son ancien élève parti ailleurs palper sa bourse. YGPIE1 peut être réglé sur le 416000, et en effaçant le numéro d’établissement, on peut avoir en une seule liste l’ensemble des opérations de toute l’agence.
• Confrontation avec les débits d’élèves au ticket rassemblés dans le tiers générique Turbise :
  • ici il faudra saisir des écervelés pour chaque élève renvoyant l’argent saisi au 585, puis du 585 vers le tiers générique
  • puis sortir un YCMCPTV sur le 4112 en ne prenant que les OD du jour, pour avoir la liste des retenues pratiquées, et l’envoyer à l’établissement pour qu’il saisisse les "encaissements internes" dans Turbise.

Discussion sur la légalité de ces opérations de compensation : un certain nombre de gens qui ne sont pas à ma place font la fine bouche et disent que c’est pas trop sûr qu’un agent comptable public assermenté puisse vraiment récupérer de l’argent sur les bourses (ou d’autres crédits) pour solder les débits des mêmes familles.

Ma posture est très simple : le fondamental de mon métier, c’est l’équilibre des fonds publics, la bonne gestion, la sécurisation des flux financiers, l’intérêt général. Ces valeurs de base s’opposent à la peau de saucisson devant les yeux et au fait d’adresser de l’argent à des usagers qui, par ailleurs, ne respectent pas leurs engagements. Mon travail permet d’éviter le recours à du recouvrement forcé, qui sera coûteux pour tout le monde et s’oppose à l’intérêt général de la fluidité des échanges.

J’attends de pied ferme les contestations au tribunal administratif de familles allant se vanter devant le juge qu’elles ne paient pas la DP (payable d’avance) mais que l’EPLE lui, doit toujours régler tout ce qu’il doit. Nemo auditur...

Génération des demandes de versement, réception et règlement

On a récupéré tout ce qu’on pouvait, en quatre passes successives plus ou moins intensives, et maintenant on va payer.

La génération des demandes de versement tout d’abord. On commence, dans les Modalités spécifiques, par demander la Sélection des pièces GFC pour les demandes de versement. Après avoir pressé sur ce bouton, Op@le vous dit qu’un certain nombre de travaux ont été lancés. Il est indispensable d’attendre qu’ils soient terminés avant de tenter de passer à la suite ! J’ai pris l’habitude, quand Op@le me dit qu’il lance une liste de travaux un peu longue, de sonner la cloche pour m’assurer qu’ils sont tous bien arrivés à terme, et dans l’intervalle, je peux boire mon thé.

Une fois que la cloche sonne (si seulement elle sonnait...), vous pourrez demander la Génération des demandes de versement. Dans le mnémonique YDVFEM, vous retrouverez ce qu’il reste de bourses après les compensations, puisque vous aurez rapproché et donc fait diminuer, sinon disparaître, les crédits 4112 concernés. Après une relecture de précaution, sélectionnez tout et demandez la Génération des DV. Après le temps de tout traiter (et la génération des "documents" de DV est longue !), mettez à zéro la liste pour faire place nette pour la prochaine fois, vos 4112 ont été remplacés par des 46681 (le tout étant visible en YGPIE1, comme pour tout).

Il est temps d’aller dans la console des règlements, celle de gauche pour les relations aux familles, et aller constater chez YCCPIPV la réception des règlements. C’est là qu’on se trouve bloqué par les RIB manquants.

Pour les retrouver sans y perdre un temps exaspérant, j’ai pris l’habitude de demander , en haut de tableau dans la Liste des colonnes, d’ajouter une colonne Domiciliation des tiers responsables. C’est tout moche, mais cela permet de trier ensuite et sélectionner rapidement les lignes pourries, les supprimer, ce qui rend possible le paiement de la majorité des opérations. Les RIB en retard seront traités en retard, mais le reste de la caravane doit passer !

Le règlement proprement dit n’est plus qu’à un clic et un mot de passe, et vous allez pouvoir lancer votre cri de victoire et faire savoir que les bourses sont payées. La majorité d’entre elles tout du moins. Quand j’ai une date dans cette colonne-là dans mon tableau, je respire, je sais que l’essentiel est fait et plus à faire.

Ramasse-miettes, 44311 et clôture

J’ai laissé de la place pour noter en commentaire la longue traîne des opérations qui n’en finissent pas de débarrasser le plancher. Puis ne pas oublier d’aller gletter le 44311 pour y faire du propre. On pourra alors annoncer la clôture définitive des opérations pour ce trimestre, pour cet établissement, au pire en notant qu’il reste des scories de RIB que la famille n’a vraiment pas l’air de vouloir fournir, ou ce genre de problème.